档案管理系统使用与档案案信息化知识讲解.pptVIP

档柰管理系统的使用与档柰信戛化 信息技术科张静 2015.3 3  、电子文件与电子档案概述 二纸质档案的数字化加工技术 三、数字文档集约管理系统操作 3  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子 (-)电子文件的定义 二)电子文件的分类与特点 (三)电子文件与电子档案的关系 (四)电子档案的定义 (五)电子文件归档与电子档案的移交 3  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子档 (-)电子文件的定义 国际上的定义 (1)1993年成立的国际档案理事会电子文件委员会:能够为数字电脑操作、传 没输和处理的文件 有 (2)美国联邦管理法规中:包活数字的、图形的及文本的信息,它可以记录在 个计算机能够阅读的任何一种介质上,并且符合文件的定义 统 3)1995年澳大利亚《记录末来——电子文件管理的方针和政策》中:其所 的载信息的形式,适用于数字计算机进行检索、加工和交流的文件 标 准(4)198年美国俄亥俄州立政府提出的:电子文件是部门与部门职工在履行办 职责过程中产生和接受的数据的编释;是证明机构职能、政策、程序、实施或 其它办公活动数据的编释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人们熟知纸质 文件的保存系统的传统方式存在 3  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子 (一)电子文件的定义 国内定义 (1)2009年颁布的中办和国办《电子文件管理暂行办法》 本办法所称电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程 中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、 视频等不同形式的信息记录。 (2)GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》 电子文件( Electronic records)指在数字设备及环境中生成,以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网 络上传送的文件。  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子档 (-)电子文件的定义 「概念的理解 ①它形成于数字设备(如计算机、扫描仪、数码相机),并有相关环境(硬件环 境和软件环境)支持; ②以数码形式存储在外存储器上; s ③读写、操作、传递需设备; ④可以借助网络传输。 3  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子 (二)电子文件的分类与特点 按照计算机文件编码格式分为: T文本文件(Tex,代码为T) A 音频文件(Audo,代码为A) G图形文件( Graphic,代码为G P 程序文件( Program,代码为P) 图像文件(mage,代码为) M多媒体文件( Multimedia代码为M V∨视频文件(Veo,代码为V D 数据(库)文件 ( Database,代码为D) 3  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子 (二)电子文件的分类与特点 各种类型的电子文件又有不同的储存格式: A.文本类文件有DOC、 Excel、XML、RTF、TXT、PDF等格式; B.声音类文件有WAV、MP3等 C.图像类文件有PEG、TFF等格式 3  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子 (二)电子文件的分类与特点 按照文件的生成方式分 原生电子文件:计算机系统中直接生成的原始文件 非原生电子文件:将纸质或其他载体(如胶片)文件重新录入或扫 描转化形成的文件。 3  电子档案与纸质档案的数字化加工 电子文件与电子趣 (三)电子文件与电子档案的关系 传统的档案理论认为:文件是档案的前身,档案是文件转化的结果。 电子档案就是“归档电子文件 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一份完整的归档 电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。 结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。 GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》 电子文件鉴定、分类、整理 电子档案 3