档案著录数字化新版.pptVIP

档案著录与数字化 (以简化方法为例) 襄樊市档案局刘志强  、档案著录 (一)简化方法整理  前言 ·档案著录档号格式设置是前提和基础,档号格式 正确了,著录才有实际意义,档号格式设置不对, 切都无从谈起 这篇讲义以湖北省档案局鄂档规[20116号文件省 案局关于印发 北省机关档客 规范》的通知、鄂档办2009j27号《湖 局关于建立档案年报工作制度的通知》、《湖北 省文书档案目录数据库结构与著录细则》、中华 人民共和国档案行业标准DA/T31-200质 档案数字化技术规范》结合上报省局目录 数据要求编篡而成,不足之处,敬请大家批评指 正  档案著录 档案著录是档案工作现代化的重点,也是 难点。著录质量的好坏直接关系到能不能 查到,如果查阅不到,我们著录的再多又 有什么用呢?很多地方、很多人不知道著 录什么、怎么著录,导致出现大量的返工 现象。下面我们就以简化方法为例讲讲如 何进行著录。  简化方法整理 著录格式 全宗号门类及年度号类别及保管期限号 件号,1-W2010-办公室y-1 讲解:档号格式实现的方法 著录项目 ·文件编号、密级、题名、责任者、文件形 成时间、页数、全宗号、归档年度、件号、 实体分类号、保管期限  简化方法整理 斗入何使责 共力又病号专 国方歪 圆化方法文件巴)世录B)端①图)选有@互文?工具⑦) Fsk品晶黑黑买晶噩 立件号 总隆花号华工紫高(市 杳共干但化工作导小温办公:戰币位森同 主题息,化,公皇,想计 件酸的1数份卩一 …」档年度PB号1 阵分类号 保邮下·日厂 号4200a30年001 存欺倥置 好怜识母 无州序言 录第页共1第条共1页m用口m1153  简化方法整理 一、【文件编号】 1、文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体 或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字 科研试验报告流水号、标准规范类文件的统 号、图号 2、文件编号一般只有一个,照原文著录即可。 ·3、对于联合发文的文件编号,如果有本机关(及 其直属上级机关)文件编号的,只著录本机关文 件编号:没有本机关的文件编号的,著录主办机 关的件绩号:细果要著录全部文件编号的话,  简化方法整理 文件编号 4、对于没有意义的代字所形成的文件编号,包括 两种情形:①代字是总号的一律不予著录;②只 有文件顺序号第×号,没有机关代字的),著录 的要予以删除。 5、文件编号中间的号用小写数字,不能用大写, 文件编号中的文号之间用分号隔开 6、对于特定的文件编号,比如:中华人民共和国 主席令、国务院总理令、湖北省人民政府令中间 不能加年度  简化方法整理 文件编号 ·7、文件编号不包括期刊号、会议简报、会议纪要、 襄办通报、裹组通讯之类的期刊杂志编号,它们 应该放置在正题名后面,用中括号括住。这类期 刊杂志编号中间一般省略了年代,著录的时候要 加上,顺序号一律用阿拉伯数字,比如:襄组通 报、市政府专题会议纪要、政府情况通报、襄阳 市“万名干部进万村入万户”工作简报2011第 期 18 ·8、文件编号中间的年代一律是四位数,比如 1995、2001  简化方法整理 文件编号常见错误 1.文号顺序号不是阿拉伯小写1、2、3等 等写成了大字 2.文件编号中间的小括号、中括号混用现 象比较突出 3、文件编号之间没有用分号分开 4、文件编号中间忘了年度,比如:情况反 映第一期,应写成:情况反映[1998]第1期