{档案管理}泸贵公路养护档案管理细则.pdf

{档案管理}泸贵公路养护档案管 理细则 公路养护档案规范化、标准化管理实施细则 1 、总则 1.1 为进一步加强并规范四川龙光泸贵高速公路有限公司（以下简称 “我司”）公路养护档案管理水平，统一公路养护管理档案文件形成、 收集、整理、归档等一系列活动的操作标准，保证公路养护管理档案 存放有序，检索明白方便，按照《公路工程竣工文件材料立卷归档管 理办法》(交办发[2001]390 号) 、《四川省交通重点建设项目竣工文 件编制及档案整理规范》（川交办[2002]245 号）、《照片档案管理 规范》（GB/T11821-2002 ）、GB/T11822—2000 《科学技术档案案卷 构成的一般要求》、《公路养护技术规范》（JIGH10-2009 ）等办法、 规范要求，结合我司具体管理情况，编制本实施细则。 1.2 本细则所称公路养护管理档案主要是指我司养护工程部在公路日 常养护、小修保养、大中修养护等养护生产与管理全过程中形成并具 有保存、查考、利用价值的文字、图像、声像等以纸制、胶片、磁介、 光介等载体形式存在的全部文件。 1.3 我司公路养护档案管理应遵循“统一管理、分级负责、规范填写、 及时归档”的原则。 1.4 本实施细则仅适用我司养护工程部。 2 、职责分工 2.1 分管领导 养护工程部分管领导负责养护档案形成、收集、整理、归档等一系列 活动中人员、物资、资金、任务分工等工作的总体协调、安排，贯彻 档案管理相关规定，完成应由其本人亲自完成的档案形成的相关工作， 督促指导分管工作范围内养护档案的形成系列工作。 2.2 养护工程部负责人 养护工程部负责人负责落实养护档案形成、收集、整理、归档等一系 列活动中人员、物资、资金、任务分工等工作的协调、安排，宣传并 贯彻档案管理相关规定，完成按照部门岗位职责分工应由其本人亲自 完成的相关档案工作内容，并及时提交给档案管理专职人员整理归档， 督促指导考核本部门养护档案工作落实情况。负有向分管领导汇报养 护档案形成相关情况的义务。 2.3 养护工程部工程师 养护工程部各专业工程师负责完成各自工作范围内养护工程所需形 成的档案资料，并及时提交各自形成或承办的所有养护档案给档案管 理专职人员整理归档。负责中唯系统中自己工作范围内相关资料的录 入形成工作。负有及时向部门负责人汇报反应养护档案形成相关问题 的义务。 2.4 养护工程部档案管理专职人员 负责收集由其它人员形成或承办的各种养护档案，并对档案齐全性、 完整性进行检查，合规后按要求整理归档。负责完成自己工作范围内 应编制的养护档案。负责检查中唯系统中养护档案资料的录入是否及 时与完整。负有及时向部门负责人或养护工程师反应养护档案形成收 集整理归档存在的问题情况的义务。 3 、档案管理要求 3.1 公路养护档案管理工作遵循 “统一管理、分级负责、规范填写、 及时归档”的原则。 3.2 公路养护档案管理应严格执行档案管理的有关规定，所形成档案 应及时归档，并由实行集中统一管理，避免分散在承办部门或个人手 中保存 3.3 分类归档要遵循文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文 件的有机联系，便于查找使用。 3.4 卷内档案文件排序：同一事由文件材料批复在前，请示在后；正 本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后。针对一个批 复文件有多个单位的请示的情况，批复在前，其次附批复所针对的请 示文件，最后是依次上报的请示文件。 3.5 档案编制形成文本格式要严格按照相关规定要求执行，不得随意 更改，确保档案形成统一规范标准。 3.6 每一案册必须有封面、目录，卷内文件不得有重分，不同载体的 文件应分别立卷。 3.7 档案应分类排列存放，不准堆放与档案资料无关的东西，做到完 整干净、存放有序、查询便捷。同时认真做好防火、防盗、防潮、防 尘、防有害生物、防有害气体、防高温、防光、放磁化等“九防”工 作。 3.8 档案的借阅利用应遵循 “按照公司相关办理、私自出借转借、禁 止私自随意涂改抽拆、妥善保管案卷、用毕及时归还”。 3.9 电子档案各养护档案形成或承办责任人应做好文字、数据、影像 记录等电子文件的保存和维护，逐步实现养护档案电子化。 4 、档案质量要求 4.1 文件材料按照GB/T11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般 要求》，采用 70g/m2 以上的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为70%以 上，韧性好，不洇水的纸张。规格为 297mm×210mm 或 2