常用公文规规范拟写.pptVIP

基本知识 (一)公文定文 什么是公文 (二)公文种类:10种 1.请示 2.报告 3.通知 4.会议纪要 6.通报 7.批复 8.意见 9.决定 简报 (三)公文格式 根据集团公文管理办法中的规定,公文 般由发文机关标识(文头)、秘密等级、 紧急程度、发文字号、签发人、标题、主 送单位、抄送单位(在公司内又分抄报、 抄送)、正文、附件、附注、印章、拟稿 人、拟稿单位和成文日期等部分组成。 中国中化集团公司(请示)报告 标题 会签单位 签报人 呈报单位 经办人 电话 年 (四)公文拟稿要求和注意事项 1.情况确实,观点明确,标题恰当,条理清楚,层次分明,格 式规范,文字精炼,标点准确 公文中的数字,除成文时间、部分章节序数等的数字必须使 用汉字外,一般应当使用阿拉伯数字。 3.用词用字准确、规范。文内使用简称,应先使用全称并注明 简称。示例 4.文件的一致性 5.文件的严密性。 6.文件的条理性 7.文件的简明性。 8.文件的稳定性。 9.文件的连续性 (五)需要统一的写法 1.公文章节层次序数: 第一层为“一、二、三 第二层为“(一)(二)(三)…”, 第三层为“1.2.3.“1、2、3、……” 第四层为(1)(2)(3)…丞例 2.字体要求 集团规定一般行文字体:标题字体为宋体三号(加黑),正文字 体为仿宋GB2312四号,行距为“1.5倍行距”。示例 为使文章清晰醒目和节省纸张,可用: 大标题字体:黑体小二号 主标题字体:黑体三号 小标题字体:仿宋GB2312四号(加黑) 正文字体为:仿宋GB2312四号 行距为“单倍行距”或“固定值25磅”。示例 (六)公文校对 公文的校对由拟稿人或拟稿部门指定人员负责。 校对工作主要任务包括 1.校正与原稿不符的各种错字、别字等 2.校正与原稿不符的字句、行段; 3.删除多余成分,补正被遗漏的部分 4校正标点符号 5纠正格式方面的差错 6.查找文稿中的各种疏漏 7.设置页码 (七)公文流转程序 办人拟稿件 部门负责人签字 领导签 办人将会的文件传 件存档 递给综合部,综合部登 协调去签意见,或根捷 印件交经办 己后报公司领导阅批 会釜意见修改原 如何写好公文 一)抓住“一个中心”和“三个基本点 个中 确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。 三个基本点” 对下布置工作的公文: 要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因 是“怎么做”,即方法、措施及注意事项 三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。 对上汇报工作的公文 一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做” 二要写明“怎样做的” 三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。 (二)公文的形式与要求 1.导语要提笔入题。比较常用的有: 根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的 句式 例:根据**有关规定,结合我司实际,现就加强**管理,提出意 见如下: 目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式,直接交 代发文的目的 例:为了深入开展**工作,促进***任务的圆满完成,现将**工 作安排如下 原因式。用叙述句陈述制发公文的原因 例:鉴于今年以来物业管理中存在的问题,我们将采取来*措施如 2.正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种 的公文,从头至尾,通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由 无关的,即使再“重要”也不能写。 3.表述要准确无 在上行文中,向上级领导汇报情况,反映问题,请示工作,都必须真实、客 观、全面,不可弄虚作假 在平行文中,与有关部门高洽工作,求得支持和帮助,需要真实、准确地通 报情况,不允许相互欺瞒。 在下行文中,上级向下级发出指示或批复,也要切合实际,不能盲目指挥 4.篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章 结构严密,层次分明,逻辑性强。公文的结构 形式比较常用的有四种: 段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、 请示、批复、函,结构形式往往是一段式。 分段式。大多数公文采用分段式结构 分条式。一些规定、条例、章程等,往往采用分条式 结构。 章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文,往往采用 章节式结构。