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常用公文写作规范 (三)会议纪要与对外公函 目录 “会议纪要”公文的分步详解与写作要点 匚.“会收纪要”公支格式学习 三、“函”公文的分步详解与写作要点 四、“ 函”公文格式学习 五、常见问题的友情提示 、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点 按内容和功用不同,会议纪要分为指示性会议纪要、通报性 会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质的不同,划分为日常工 作会议纪要、大型专题工作会议纪要。 1、【标题】 有以下三种形式: 1)单标题:由“会议名称+文种”构成。如《关于改革×××管理 体制的会议纪要》 2)三要素构成的标题:发文机关、会议名称和文种构成,如《集 团公司年度总结报告会会议纪要》 3)双标题:由“正标题+副标题”构成。正标题揭示会议主旨,副 标题标示会议名称和文种。 “会议纪要”公文的分步详解与写作要点 2、【正文】 会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成 1)前言。概括会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、 参加人员、会议形式以及会议主要的成果,然后用“现将这次会 议研究的几个问题纪要如下:”或“现将会议主要精神纪要如 下:”等语句转入下文。文字必须十分简练。具体写法常见的有 两种 第一种:平列式。将会议的时间、地点,参加人员和主持人、会 议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会 议纪要 第二种:鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述,使人看后对 会议有个轮廓了解 、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点 2)主体。是会议纪要的核心内容,记载会议情况和会议结果 写作时要注意围绕中心议题,把会议形成的决定、决议,准确表达 清楚。对于有争议的问题必须如实反映。在具体写法上,不同类型 的会议纪要,写法也不同。决议型纪要,主要根据中心议题,着重 把会议形成的决定、决议的具体内容表述清楚。综合性纪要,则侧 重于全面介绍会议的基本情况。常见的写法有三种 第一种:条文式写法。即把会议议定的事项分点写明。办公会议 纪要、工作会议纪要多用这种写法 第二种:综述式写法。即将会议所讨论、研究的问题综合成若干 部分,每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流 会议纪要多用这种写法。 “会议纪要”公文的分步详解与写作要点 第三种:摘记式写法。即把与会人员的发言要点记录下来。一般 在记录发言人首次发言时,在其姓名后用括号注明发言人所在单 位和职务。为了便于把握发言内容,有时根据会议议题,在发言 人前面冠以小标题,在小标题下写发言人的名字。一些重要的座 谈会纪要,常用这种写法。 3)结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要 求。有的则没有这部分,主体内容写完,全文即告结束 (3)【落款署名】 只用于办公会议纪要,写明召开会议的机关部门单位名称 般会议纪要则不需要署名,不加盖公章。至于成文时间,如果在首 部已注明,就不必再写。 、“会议纪要”公文格式学习 集团公司体系XX×工作会议纪要 会议主题:会议地点:会议时间:参会人员:缺席人员:会议记录 会议主要内容 副总裁听取了各部门工作汇报与工作计划(具体内容详见附件) 副总裁对各部门的工作安排意见 1、2、3 副总裁最后向大家提出几点工作建议 抄报:抄送: 泰德集团有限公司××部门 二OO九年四月十日印发 、“函”公文的分步详解与写作要点 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题 或向有关主管部门请求批准事项。按发文目的可以分为发函和复 函两种。发函即主动提出公事事项所发出的函;复函则是为回复 对方所发出的函。按内容的不同,划分为知照函、催办函、邀请 函等。 1、【标题】 公函的标题一般有两种形式。一种是由发文单位名称、事由和 文种构成,如:《泰德集团关于××Ⅹ的函》。另一种是由事由 和文种构成,如:《关于×××的函》 2、【主送机关】 即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或 者规范化简称,其后用冒号。 函”公文的分步详解与写作要点 3、【正文】 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 1)开头。主要说明发函缘由。要求概括发函目的、根据、原因等 然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等 过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发 文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由 2)主体。主要说明致函事项。一函一事,行文要直陈其事。无论 是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项 等,都要用简洁得体的语言叙写清楚。如果属于复函,还要注意答 复事项的针对性和明确性。 “函”公文的分步详解与写作要点 3)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决 某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批 准等。 4)结语。通常应根据函询、函告、函商或