房地产企业档案管理新规制度.docVIP

承翰集团--档案管理制度 1．0关键内容及适用范围 要求企业办公室各类档案资料形成和归档、分类、判定和保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 2．0档案管理机构 2．1文书结案后，原稿由企业办公室所辖档案室归档。 2．2各经办部门或个人视实际需要，经相关领导同意后可留存复印件。 2．3档案室关键职责： 2．3．1制订或参与制订档案工作规章制度； 2．3．2对企业其它部门文件材料归档工作，进行指导和监督； 2．3．3做好企业档案搜集、整理、保管和利用工作； 2．3．4做好永久性档案向相关档案机构移交工作； 2．3．5提升级案管理水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0档案种类 3．1法规性文件。包含上级颁发、需企业实施，或由企业发行多种标准、规章制度等。 3．2企业重大决议。包含由企业相关行政会议等形成文件和会议材料、会议统计等。 3．3计划性文件。包含企业总体计划或计划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。 3．4总结性文件。包含企业年度和月度工作总结、下属部门年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查汇报等。 3．5指示性文件。包含企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。和企业各类命令、工作指示等。 3．6凭证性文书材料。包含企业各部门上报、在日常活动中形成原始统计和凭证，如财产情况、房屋销售、协议书、协议书等原始统计和文本。 3．7证件性文书资料。包含法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、计划许可证、预售许可证、企业和产品取得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证实等。 3．8汇报性文书资料。包含企业上报各级主管部门文件资料和相关统计表，和企业领导在外部公共场所讲话、汇报或公布各类文书资料。 3．9劳资人力资源资料。包含企业下属各部门人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、职员工资审核统计等相关资料。 3．10声像制品资料。包含企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，和在外学习、考察时或外部门提供，以声像形式统计下来多种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 3．11题赠性资料。包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。 3．12技术性资料。包含各类工程图纸、完工资料等。 4．0档案管理基础程序 包含档案搜集、整理、判定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 5．0档案搜集 就是把分散，和散失到其它部门各类档案资料，按相关要求，有计划地分别集中到档案室。其搜集关键方法是归档，即把企业活动中产生有保留价值多种材料，由办公室及企业下属部门和个人定时协同档案室进行整理、立卷、归档。 5．1立卷归档范围：凡属本标准第3条所函盖文件资料，均应立卷归档。 5．2立卷归档时间 5．2．1凡已办理完成含有保留价值多种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。 5．2．2对于一些专门文件，或驻地分散在外部分业务部门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可依据实际情况合适延长。 5．3立卷归档要求 5．3．1各部门兼职档案员在要求归档时间内，把整理审定完成档案资料，递交档案室立卷归档。 5．3．2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 5．3．3归档文件资料必需完整、真实、正确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起 5．3．4立卷时应编制好案卷目录，把文件作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简练地拟写好案卷标题，把案卷内容表示出来，装订整齐、牢靠，不管何金属物，填写备考表，注明保管期限。 5．3．5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、正确。 5．3．6立卷应以本部门形成文件为主，依据文件形成特点，保持文件间历史联络，合适照料文件保留价值，使案卷能正确反应企业生产活动情况和面貌。 5．3．7立卷应以部门为主，结合其它特征方法组卷，把有亲密联络文件组合在一起。 5．3．8立卷应把上级文件和本企业文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 5．3．9立卷归档后，发觉需立卷文件资料，可按立卷标准进行插卷。 5．3．10文件组成案卷后，卷内文件应根据一定规律进行排列，系统地反应问题，做到查找方便。 5．3．11多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必需有原件，并保持其完好无损。 5．3．12声像档案摄录必需具体统计事由、时间、地点、关键人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。 6．0档案借阅 6．1档案关键供本企业利用，通常不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经企业领导同意，可查阅无密级档案。 6．2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围档案资料。如需查阅非本部门关键文件和有密级档