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财务档案管理制度 1?目的 根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为了 加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会 计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理 工作，特制定本制度。 2?适用范围 本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案 管理规定，不适用本制度。 3?管理职责 财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、 完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库管理。 4?会计档案范围 包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。 a、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证； b、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会 计帐簿； c、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及 文字说明，其他财务报告； d、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专 业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有 关的电子数据和相应软件资料。 5?会计档案的管理 5.1?会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计 档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、 管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。 a、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表， 四类文字资料及其他； b、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一； c、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证 装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 5.2?会计凭证的装订 会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工 作： 5.2.1?分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 5.2.2?按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数； 5.2.3?摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要 避开装订线，以翻阅保持数字完整； 5.2.4?整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查 附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全； 5.2.5?记账凭证上有关人员的印章是否齐全； 5.2.6?会计凭证装订时的要求： a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面， 以便于事后查阅； b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记 账凭证； c、装订凭证厚度一般为?3?厘米，装订牢固，美观大方。 5.2.7?会计凭证装订后的注意事项: a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订 人员签章； b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号， 以便于调阅。 5.3?会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿 装订的基本要求： 5.3.1?首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全， 序号排列是否连续； 5.3.2?然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列 的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求： a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上 封面、封底，装订成册； b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类 业务、同类账页装订在一起。 5.3.3?在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经 办人）签章； 5.3.4?账簿装订后的其他要求: a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象； b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编， 编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账； c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按 顺序编制卷号。 5.4?会计档案的移交归档 5.4.1?每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册， 编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期 满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管； 5.4.2?移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆 封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 5.5?会计档案的保管 5.5.1?会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为?3?年、5?年、 10?年、15?年、25?年、共?5?类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第