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行政管理规定
分发号(015)
文件编号:ZTWT-RSXZ-2016-05-03
拟文日期:2016年4月20日
文件类别:制度
拟文部门:人事行政部
审核部门:总裁室
附 件:1
部门总监/分管总裁日期:
董事长/日期:
收文人:各级管理部门
□阅后存档 □保密/期限 □页数:8
一、目的:
为有效规范公司内各部门、各人员行为准则及办事流程,合理高效利用公司各办公设备,维护公司各职场办公环境,满足职场需求特制订相关政策。
二、适用范围:
全体员工
三、职责权限:
1、人事行政负责制定、实施、监管;
2、各部门、各职场人员负责实施。
四、具体内容:
(一)内勤:为保障公司正常的办公秩序,创造良好的办公环境,体现积极向上的公司精神,特制定本管理规定。
1、办公区作为公司日常办公及业务开展的场所,各职场人员都应自觉维护环境卫生,严禁任何人员在职场内用餐,食用异味食品;职场内公告栏(黑板)整洁,不得乱涂乱画;资料要排放整齐,逾期或废弃文件要定期处理或销毁,以避免多余物品侵占使用空间。
2、办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内应及时关闭电源开关;下班时各职场人员应将各自的办公椅、办公用品、文件摆放整齐,各职场负责人巡查各自职场内的门窗水电是否关闭方可离开。
3、办公区域内严禁串岗、大声喧哗、在办公楼宇内吸烟及接待私人访客。
4、会议室使用须按《会议室使用制度》填写《会务申请表》方可使用,洽谈室使用直接咨询前台预约即可。
5、职场内办公设备均属于公司资产,任何人不得携带非个人物品离开,如损毁或因疏忽丢失,须按价赔偿。
(二)外勤:为保障独立、客观、公正工作,优质、高效地完成外勤工作,树立公司良好的工作形象,满足各部门需求,完善客户及涉外的业务合作关系。
1、公司员工如有外勤需求须由人事行政部统一调度和安排,不得擅自接受邀请或自行组织;外出(含在本市内)参加学习研讨、组织活动等工作性业务须由人事行政部外勤负责人统一安排,并经公司领导批准。
2、司内部门活动需人事行政部配合的,应提前2周文本告知人事行政部填写《外事活动申请单》;相关外勤负责人员应及时策划活动方案及费用预算,与相关部门协商统一活动流程;司内外事接待原则上遵循等级制,根据级别进行住宿、餐饮安排;大型接待报总监审批实施;特殊外事接待,应充分尊重接待人意见安排;
3、司内活动一经确认无特殊情况不做变更,外勤工作均实行项目负责人负责制,活动人员须听从外勤负责人统一安排,避免意外发生;外出前须作好各项工作准备,了解所办事情的有关情况,带好工作必要资料和物资,到达指定地点后,须按照工作计划的分工,尽职尽责完成本职工作;
4、外勤工作中发现涉及其他工作部门人员负责的项目问题应及时告知该工作人员,如遇到不可调合事项应及时请示所属部门上级领导。
5、廉洁自律,尊重涉外活动提供的工作和生活安排,不得提出无理要求,不得奢侈浪费,不得参与色情、赌博等不健康娱乐活动,不得以原则作交易,不得收受客户或者合作人的礼品礼金。
(三)采购:为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。
1、物品(物资)是根据公司生产或经营的实际需要储备,日常购买由人事行政部专人统一负责,无特殊情况禁止个人及部门私自采买;
2、如各部门特殊需要须填写《物品申购单》,按采购申请流程,相关部门审批后方可实施。各审核环节对采购申请提出议异者,应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。公司物品采购日期为每月10号,各部门须在每月5号之前上报《物品申购单》。
3、采购物品(物资)经人事行政部专职人员验收合格后,按流程办理入、出手续。如验收不合格,由购买人负责退换,并2日内给予人事行政部专职人员回复。
4、日常办公设备及物资由人事行政部专职人员保管,各部门申请领取、使用须填写统一《物品借用登记表》,物品一经领用,由物品(物资)领用人对物品使用、维护进行管理,人事行政部有权对使用情况进行核查。
5、各部门人员产生变动须对领用的物品(物资)进行变动交接,未按流程交接产生的连带责任由接交人负责。
(四)IT管理:为有效利用公司办公电子设备,保障各设备正常使用,特制定统一的使用规范及标准,统一的办公设备使用管理规定,统一的网络、软件安全标准,统一的管理维护流程及信息安全管理。
1、公司的所有的电子办公设备是公司的固定资产,根据实际工作需要配备给各部门人员使用,各部门使用人员必须加以爱护、保持整洁,并养成良好的使用习惯;各部门及个人发现办公设备故障时,应及时向行政前台说明情况,登记设备问题《报修记录表》,由行政IT人员进行确定并及时处理,各部门人员不得擅自拆装更换办公设备;如需添置、更换、升级相应设备
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