内部控制手册13.3订单与合同管理.pdfVIP

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13.3 订单与合同管理 1.1 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司 (下属公司是指 XX 股份有限公司投资 (参 股或控股) 或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司) 有关订单与合同管理方面的具体要求, 主 要包括销售政策的确定,销售洽谈、订单和合同的审核与签订、订单和合同的留存、归档,销售 确认、发货和销售情况分析评估。 1.2 适用范围 适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度 客户信用管理规定 销售管理程序 订单评审管理规定 订单变更作业指导书 订单变更流程 合同评审与产品交付流程 预测分解与资源匹配规定(待生效文件) 产品交付管理程序 会计核算规定。 ERP编码规则 ERP系统规则 物流运输管理规定。 1 1.4 职责分工 销售部: 负责制定销售计划, 接收客户订单并和客户谈判拟定订单或合同条款, 订单交期等 事宜,发货后签回装箱单。 项目组:负责订单规格技术与交期评审。 法律事务部:负责对客户合同的条款审核。 商务管理部 / 计划部:负责对客户的信用评审,确认客户信用额度;负责订单交期评审并安 排生产计划;制定订单货物出库计划,根据审批安排出货,接收客户收货确认。 营销中心经理 / 总经理:负责对销售订单或合同进行审批。 物流部:负责订单货物物流情况。 财务部:负责确认客户的信用额度使用情况。 2 1.5 流程图 13.3 订单和合同管理 1/2 商务管理部 / 计划 营销中心经理 / 销售部 项目组 法务部 部 总经理 开始 R1-3 制定销售计划 收到客户订单 R5 与客户谈判 R9 R6 R4 拟定订单 / 合同 规格技术与 信用、交期 通过 条款评审 通过 通过 审批 条款 交期评审 评审 未通过 未通过 与客户协调沟 通 通过 是否达成一 是 签订合同 / 订单 致 否 R7-8/ R13-14

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