《公司会议费管理办法》.docxVIP

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第一章总则 第一条 为规范公司(以下简称公司)会议费管理,统 一会议费开支标准,厉行勤俭节约,严格成本控制,在总结 公司会议管理制度执行情况基础上,结合公司管理实际,特 制定本办法。 第二条 本办法所指会议费,是指公司本部各部门、所 属各单位、各直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支 出,包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设 备租赁费、文件资料印刷费等。 第二章 职责分工 第三条 总经理办公室为公司本部会议费的归口管理 部门。主要职责是: 1、 建立健全公司会议费管理制度和标准; 2、 组织研究、完善、监督、执行本部会议费的审批和 报销程序; 3、 组织定期盘点、分析、通报本部会议费使用情况。 第四条 公司本部各部门、各直管项目部为公司会议费 的使用部门。主要职责是: 1、严格执行本办法有关规定;结合实际细化会议费管 控措施; 2、编制、上报、执行会议费年度计划; 3、 定期汇总、分析会议费使用情况; 4、 对公司会议费管控提出合理化建议。 第三章管理标准与要求 第五条 依据公司下达的会议费指标,公司对会议费实 行总额控制。 第六条 公司内部会议分类及会议组织参照会议管理 制度进行。 第七条 精简会议数控制会议规模。内部会议场所 能满足会议要求的,不在外部租赁会议场所;可以合并召开 的专业会议,要合并召开;充分利用现代化手段召开电视电 话会议和视频网络会议(按《公司视频会议管理办法》 执行), 减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。 第八条 在公司内部会议场所召开的各类会议,遵照公 司会议管理制度有关规定执行;使用公司本部会议室的,由 会议组织部门(或单位、直管项目部)在信息网上履行申请 程序(《本部会议室使用申请单》见附件 1)。 第九条公司本部各部门拟在外部场所租用会场召开 会议,须于每年1月底前填写《外部场所会议计划表》,见 附件2),经部门分管领导审核后,提交总经理办公室汇总, 形成公司本部外部场所年度会议计划,报主管经营副总经理 审批。 第十条 公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达 会议费预算指标,结合实际制定具体管控措施,严格控制在 外部场所召开会议。 第十一条 纳入公司本部外部场所年度会议计划的会 议,由会议组织部门提前填写《外部场所召开会议申请表》 (见附件3),经总经理办公室负责人签字后实施; 未纳入年 度计划,确因工作需要临时申请在外部场所举办会议,费用 预算在3万元以内,经部门分管领导同意、总经理办公室负 责人签字后实施。费用预算超过 3万元的,须经公司主管经 营副总经理审批方可实施。 第十二条 上级有关部门、单位委托公司本部各部门组 织各类会议,会议承办部门须提前填写《承办会议审批表》 (见附件4),附上级有关部门(单位)委托办会通知,报部 门分管领导审核、总经理办公室负责人签字、主管经营副总 经理审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预 算。承办会议费用预算超过 5万元时,须经公司总经理审批。 委托承办会议的书面通知、费用预算、实际费用发生情况等 资料要及时归集留存,以便会后向会议委托单位(部门)结 算相关费用。 第十三条 公司所属各单位、本部各部门、各直管项目 部召开会议,尤其是在公司外部租赁会议场所召开会议,要 严格控制各项费用支出,不得借开会名义变相旅游、发放礼 品。 第十四条严格控制各类庆典活动,特殊原因需要举办 的,须事先履行申请审批程序,提交费用预算,经部门分管 领导签字后,报公司主管经营副总经理审批。 第十五条 因公外出参加会议,会议期间会议主办方统 一安排食宿的,住宿费、伙食补助费不予报销;不统一安排 食宿的,住宿费、伙食补助费按照《公司差旅费管理办法》 执行。 第四章费用管理与监督 第十六条 公司会议费管理严格执行全面预算管理办 法,纳入公司年度预算。 第十七条每年年初,公司五项费用领导小组办公室结 合实际,对公司下达的会议费指标进行二次分解,经五项费 用领导小组审定后,对公司本部、所属各单位、各直管项目 部下达年度会议费使用指标;每月末,组织对费用指标执行 情况进行统计;每季度末,组织对费用指标执行情况进行专 项分析、通报;每年第三季度,结合实际情况对费用指标进 行适当调整;每年年底,组织对费用指标完成情况进行考核' 第十九条 会议费的核算遵循《企业会计准则》和 ?XXXX有限公司会计核算标准化手册》(试行)。 第二十条会议费报销应符合公司规定程序,总额不能 超出年度总预算。 目部不得以任何方式挤占其他费用指标。 第五章附则 第二十二条 本办法适用于公司本部,所属各单位、各 直管项目部参照执行。 第二十三条 本办法由总经理办公室、财务处负责解 释。 第二十四条 本办法自印发之日起执行。 附件:1、本部会议室使用申请单 2、 外部场所会议计划表

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