管理运营知识某工贸公司行政办公管理规定.pdf

管理运营知识某工贸公司行政办 公管理规定 审核人： 签发人： 2011 年 2 月 27 日 行政办公管理规定 一、劳动纪律基本规定 1 ．不准使用公司电话拨打私人电话或信息电话； 2 ．工作期间禁止会客，确因重要事情，须经领导批准后方可会 客； 3 ．工作期间不准聚众聊天或从事与工作无关的事情； 4 ．工作期间不准抽烟、喝酒、吃东西； 5 ．不准酒后上岗，不准睡岗、无故脱岗、串岗； 6 ．工作期间不准高声喧哗、搬弄是非，扰乱工作秩序； 7 ．不准随地吐痰、不准乱扔果皮、纸屑等垃圾； 8 ．损坏公物照价赔偿； 9 ．不允许在公共场所泄漏公司主要领导的身份及行踪，员工不 准与客人发生争吵； 二、印信管理 1 ．公司印章、介绍信分别由行政人事办公室（以下简称办公室） 专人保管，印信保管人负责监印。需使用公章时，由经手人填具《用 章登记表》，交董事长或总经理审核签字后方可盖章。 2 ．印章、介绍信必须放在办公室，不准随便乱放或不加锁擅离 职守，不准由他人代管； 3 ．印章原则上不准携带外出，如有特殊需要必须携带外出，借 章人填写《用印申请单》，经公司领导签字同意后，由办公室派人携 带使用，财务印章由财务负责人批准且两人以上方可带出； 4 ．介绍信统一编号。使用介绍信须填写《介绍信使用登记表》， 经公司领导签字同意后，方可办理； 5.印章、介绍信保管人员不在位时，公司领导应指令其它人员代 为保管。代理期间，代理人要认真执行印章使用管理规定，并承担全 部责任； 6 ．章、介绍信保管人需定期对印章进行维护，并保证印章和介 绍信的正常使用。保管人离岗时，由公司领导安排办理交接事宜； 7.印章、介绍信遗失时，除立即向上级报备外，并应依法公告作 废。 三、员工通讯录 1 ．员工通讯录的制发由办公室负责；工程项目部通讯录的制发 由项目部负责，并需上报公司办公室。 2 ．新员工到职第二天，部门经理应负责通知本人将通讯联络方 式告知办公室，以便及时调整通讯录； 3 ．员工更换通讯联络方式，应在发生日的第二天告知办公室， 以便及时更改； 4 ．办公室文员应及时掌握员工通讯联络方式的变化，每月定期 修改员工通讯录以确保公司指挥系统畅达、信息沟通敏捷。 四、员工名片管理 1 ．办公室负责名片印制； 2 ．员工需印制名片，应写清本人姓名、部门及联络方式，经部 门经理签字后交办公室； 3 ．名片印制后由本人签领，办公室负责统一结账，费用计入各 部门； 4 ．名片式样一经确定，任何人不得私自改动。 五、电话管理 1 ．公司固定电话由办公室统一管理维修； 2 ．员工打电话，用语应尽量简洁明确，以减短通话时间； 3 ．公司不提倡在工作时间打私人电话。 六、办公用品购买、领用 1 ．办公用品由办公室统一购买、保管、分发。办公用品实行定 额管理； 2 ．各部门在每月25 日向办公室申报下月度办公用品使用预算， 经办公室审核后，报公司领导批准； 3 ．部门领取的办公用品，除消耗性之外，由部门使用责任人负 责，丢失照价赔偿； 4 ．新进员工每人应提供笔、本等必需工具； 5 ．员工领用笔记本等需验旧领新。 七、复印、传真管理 1 ．复印机由办公室管理； 2 ．公用传真机由办公室负责管理； 3 ．由办公室统一负责复印机、传真机的使用，维护等。 八、微 机 管 理 1.部门经理（含工程项目部负责人）为本部门微机管理的第一责 任人，具体责任人负责微机的日常维护、保养工作（包括保管购买微 机时附带的技术资料）。若因维护、保养不当造成微机损害，部门经 理和具体责任人承担相应损失； 2 ．上机应按规范操作，因操作不当而造成微机损坏，由部门经 理及操作者承担损失； 3 ．公司聘请专门微机管理员对微机的软硬件进行统一检查、维 护、保养、修理； 4 ．微机需进行维护或更换配件，金额较大时，应由使用部门填 写《办公设备维修申请单》，经部门主管批准后实施。 5 ．部门微机在使用过程中出现故障时，应及时与微机管理员