笔头沟通技能培训讲义.pptx

第五章 笔头沟通技能;2、作用 （1）信息易记录和永久保存。 （2）保证在信息扩散过程中，不在现场的受众能够得到真是的信息。 （3）传递速度快。 （4）可以更多地关注细节，读者也可以得到更多的细节 （5）用词更为精确。;2、类型：纸张沟通、传真沟通、电子邮件沟通、电子会议系统沟通。;二、受众导向的文字组织原则;笔头沟通的重要前提——对受众的分析;1、受众对信息的第一反应;2、受众到底需要多少信息;为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，要做好： ■ 用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么 ■ 把已为大家接受的或显而已见的内容放在你的句子中 ■ 需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件和备忘录的附录等形式表达。;（1）站在受众的立场给他们提供积极信息 ■ 把好消息放在第一段； ■ 把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前： ■ 开头先讲你们之间的共同点和一致之处；;■ 受众喜欢何种写作风格。 ■ 避免使用激进或禁忌的词汇令受众产生反感； ■ 了解受众所需信息的具体程度； ■ 根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构； ■ 根据受众对于表达方式（包括长度、版式、脚注等）的偏好编辑文字。;三种文字沟通类型的特点和写作方式;受众导向的文字组织;三、笔头沟通的语言组织技能;2、信息结构安排;玛丽·蒙特认为笔头沟通主要包括收集资料、组织观点、提炼材料、起草文章、修改成文五个阶段。 1、资料收集 （1）文献资料 （2）调查材料 ;2、组织观点;3、提炼材料 （1）概括文章的主要观点； （2）根据不同对象选择论证材料； （3）以尽可能快的速度来表达观点说服对方； （4）用最精炼的词句说明观点，做到惜字如金。 4、起草文章 （1）不断训练用电脑直接写的习惯 （2）不要一边写一边改 （3）不要拘泥于写作顺序 （4）最好一气呵成 5、修改文稿;文稿的修改，要注意时间间隔，当文章写完后，最好放一两天，使得你有时间思考新的观点，或更好地理清你的观点。另外，注意修改的层次性，先从整体上修改文章的观点、逻辑性；再修改文章中的词句，要避免冗长的、哕嗦的语句，要注意文体。最后修改文章的具辞、语法和标点符号。在措辞的使用上，要尽量避免“我认为”、“笔者提出”……这样的气，而尽可能用中性的表达方式。 ;美国政治家莫里斯曾经说过，美国著名作家戴维斯为了找出最适用的词是如何辛勤地工作的：他写的小说里的每一个词，都是他从他所能想到的无数单词中精挑细选出来的。他所选用的词，都是依据他一丝不苟的判断，且都必须是最独经得起考验的词。每个词，每个句子，每一段落，每一页，甚至整篇小说，都是写了一遍又一遍。他采用的是一种“淘汰”的原则。如果他希望描述一辆汽车转弯驶入某院大门，他首先作冗长而详细的叙述，任何细节都不放过。然后，他开始一一删除他痛苦思索出来的这些细节。每作一次删除，他都要问问自己：“我所要描述的情境是否仍然存在?”如果答案是否定的，他就把刚刚删除的那个细节又放回原处，然后，试着去删除其他细节，如此一一删节下去。在经过如此千辛万苦的努力之后，最后呈现在读者面前的就是那些简洁而明澈的片断。;1、锤炼校正文章主题——看主题是否正确、鲜明、集中、深刻。主题是文章的灵魂，修改文章时不能不认真做好主题校正工作，包括： （1）把观点错误的改正确 （2）把观点模糊的改鲜明 （3）把观点散乱的改集中 （4）把观点肤浅的改深刻 （5）把观点片面的改全面 （6）把观点消极的改积极;2、增删更换材料——看材料能否为表现主题、突出主题服务。材料是主题的载体，材料的质量如何，影响着主题的表现，因此，修改时，须认真分析材料的精彩程度，可靠程度，包括： （1）材料杂芜，则删； （2）材料不足，则增； （3）材料不当，则换：把失真的换成确凿的；把抽象的换成具体的；把空洞的换成实在的；把平淡的换成典型的。;3、调整结构安排——看材料的组合是否达到了最佳程度。文章要做到言之有序，必须有严谨的结构安排。因此，在修改文章时要注意对文章的组织构造做细致的鉴定分析，以便重新调整组合，以使结构达到最佳，这方面的工作包括： （1）思路不清，则重新梳理总体线索； （2）段落不当，则重新安排起承转合； （3）主次不明，则重新考虑详略疏密； （4）照应不周，则重新筹划衔接呼应； （5）首尾不妥，则重新设计开头结尾;4、斟酌变更写作手法——看手法能否为突出主旨服务。修改文章时，应对手法选择斟酌，内容包括：手法单一，则力