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秘书培训
相关知识:
(一)秘书
“秘书”一词大约在我国汉代以前就已出现,当时指的是神秘之书或密藏之书。汉代以后,逐渐成为一种官职名称。三国时曹操设“秘书令”,掌管机要,略具了现代秘书的一些职能。经过一千多年的演变,直到孙中山领导的中华民国政府成立,现代秘书职业才真正确立起来。
西方“秘书”一词源于拉丁文字“Secretarius”,意为可靠的职员。在英语词汇中,“Secretary”除指秘书外,另有书记、干事、大臣、部长等义。
我们认为,秘书是为单位或部门主管人员提供服务的参谋或助手型人员的通称。
(二)秘书工作特点及发展前景
秘书工作最为主要的特点是辅助性。其发展前景可以概括为:社会普遍化、专业细致化和职能多样化。
(三)秘书工作的意义
秘书工作在单位中主要起枢纽作用。一般包括参谋作用、办事作用、窗口作用、督查作用等。
(四)秘书职业道德
1,文明礼貌;2,爱岗敬业;3,诚实守信;4,办事公道;
5,勤劳节俭;6,遵纪守法;7,团结互助;8,开拓创新。
(五)“国际行政管理者协会”和秘书节
INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFDSSIONALS缩写为IAAP,即“国际行政管理者协会”,是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。前身为“国际职业秘书协会”,成立于1942年,原名美国全国秘书协会,总部在美国密苏里州堪萨斯城。有董事会,有《秘书》、《秘书工作范例》、《职业秘书道德准则》杂志出版。下有一个“未来秘书协会”。 每年举办“特许职业秘书考试”,在全世界250个考点同时进行。
自1952年起,将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”,该周三为秘书节。2000年,将秘书周和秘书日改为行政专员周和行政专员日。
相关知识:
拟定会议方案是秘书人员重要工作之一,也是考验一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。
(1)会议的主题和议题
会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时,一要结合本单位的实际;二是要有切实的依据;三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。
(2)会议名称
会议名称分为几种情况:一是固定的,如董事会等;二是不固定的,应根据会议主题或议题来定,其中有的还可以包括时间、范围等。如“龙城旅行有限公司2010年业务恳谈会”。
(3)会议议程与日程
会议主持人根据到会主要领导情况确定;发言人根据议题确定;议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时,要注意:了解一般事物习惯性顺序,也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定;将同类议题尽可能集中排列;保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字,将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排,并将会议议题具体化。
(4)如何选择会址
选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。
选择是要考虑:租金是否合理;环境是否安静;交通是否便利;大小是否适当,即要与会议规模和主题相符,一般每人平均应有二至三米左右的活动空间,若会期长一些,场地可大一些;设备是否齐全;停车是否方便等。
会务工作
? 会议筹备及活动审核要点:
议程安排
会议应发资料
会议记录安排
幻灯或录影设备
会场预订
制作来宾名册
纪念品的制作与发放
预订回程票
相关知识:
会场布置
要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式,体现的意义、气氛和效果均不相同。
会场布置方式
相对式:主席台与代表席采取上下面对面方式,突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。
全围式:不设专门的主席台,所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形,多边形。
半围式:介于相对式与全围式之间,设有主席台,但在其正面和两
侧安排代表席,这样即突出了主席台的地位,又有融洽的氛围,
比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。
分散式:将会场分为若干个中心,每一中心都有一个主桌,在一定程度上,
即能突出主桌的地位和作用,又给与会者提供多个交流的机会,
气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。
会议座位安排
提前安排好会议座位,有利于会议和各项活动井井有条的进行。
主席台座次的安排:主席台座次安排,既是一项技术性工作,也是一项严肃的政治性工作,秘书人员一定要极其认真负责地对待。
会场人员座次安排:横排法,即按照会议人员名单,以姓氏笔画或单位名称笔画为序,从左至右横向依次排列;竖排法,即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列;左右排列法,即将横排法中从左至右改为以主席台为中心,向左右两边交错排列。
会场气氛布置
会场气氛直接影响到与会者的情绪,这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛,是秘书人员创造力和想像力的重要表现。
会标 将会议的全称以醒目的标语形式悬挂
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