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PAGE 14 秘书培训 相关知识: （一）秘书 “秘书”一词大约在我国汉代以前就已出现，当时指的是神秘之书或密藏之书。汉代以后，逐渐成为一种官职名称。三国时曹操设“秘书令”，掌管机要，略具了现代秘书的一些职能。经过一千多年的演变，直到孙中山领导的中华民国政府成立，现代秘书职业才真正确立起来。 西方“秘书”一词源于拉丁文字“Secretarius”，意为可靠的职员。在英语词汇中，“Secretary”除指秘书外，另有书记、干事、大臣、部长等义。 我们认为，秘书是为单位或部门主管人员提供服务的参谋或助手型人员的通称。 （二）秘书工作特点及发展前景 秘书工作最为主要的特点是辅助性。其发展前景可以概括为：社会普遍化、专业细致化和职能多样化。 （三）秘书工作的意义 秘书工作在单位中主要起枢纽作用。一般包括参谋作用、办事作用、窗口作用、督查作用等。 （四）秘书职业道德 1，文明礼貌；2，爱岗敬业；3，诚实守信；4，办事公道； 5，勤劳节俭；6，遵纪守法；7，团结互助；8，开拓创新。 （五）“国际行政管理者协会”和秘书节 INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFDSSIONALS缩写为IAAP，即“国际行政管理者协会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。前身为“国际职业秘书协会”，成立于1942年，原名美国全国秘书协会，总部在美国密苏里州堪萨斯城。有董事会，有《秘书》、《秘书工作范例》、《职业秘书道德准则》杂志出版。下有一个“未来秘书协会”。 每年举办“特许职业秘书考试”，在全世界250个考点同时进行。 自1952年起，将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周三为秘书节。2000年，将秘书周和秘书日改为行政专员周和行政专员日。 相关知识： 拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。 （1）会议的主题和议题 会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。 （2）会议名称 会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中有的还可以包括时间、范围等。如“龙城旅行有限公司2010年业务恳谈会”。 （3）会议议程与日程 会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时，要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排，并将会议议题具体化。 （4）如何选择会址 选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。 选择是要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有二至三米左右的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。 会务工作 ? 会议筹备及活动审核要点： 议程安排 会议应发资料 会议记录安排 幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的制作与发放 预订回程票 相关知识： 会场布置 要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。 会场布置方式 相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。 全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。 半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两 侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围， 比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。 分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上， 即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会， 气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。 会议座位安排 提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。 主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。 会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。 会场气氛布置 会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想像力的重要表现。 会标 将会议的全称以醒目的标语形式悬挂