专业秘书与行政助理培训(演讲版1).pptx

秘书与行政助理培训;课程安排;专业秘书与行政助理培训（一）;课程安排; 秘书/助理应把上级或同一工作团队中其他人员从繁忙的办公室事务中解放出来，使他们集中精力去做的他们的职责范围内的工作。 是信息中心：收集和传递信息是秘书/助理的首要工作. 是协调部： 秘书/助理处于中介地位,枢纽地位,联系上下、左右、内外. 是行政助理：现代秘书/助理工作中包含许多上级要做的工作，尤其是承 担不必上级亲自操办的办公程序细节和其他事务，以减轻 上级繁忙而大量的工作. 代表企业的形象：秘书/助理是外界了解企业的窗口. 是经理的得力助手：不可缺少的左、右臂. ;行政文秘人员的主要工作;你适合做行政人员吗？;请问在坐的：把自己怎样定位的;个人条件 个性要求 品质要求;（一）个人条件;（二）个性要求;礼貌而不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人 ;行政文秘人员需要具备什么样的能力;（一）办事能力;（二）沟通能力;行政人员的角色扮演;秘书应具备的职业工作工具 ;小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）;小测试：你适合做文秘吗？（表二）;小测试：你适合做文秘吗？（表三）;小测试：你适合做文秘吗？（表四）;行政文秘;专业秘书与行政助理发展培训（二）;课程安排;会议的重要性;会议的筹划与管理 ;会前计划与筹备;会场布置 ;讨论：各种会场的利与弊;;;;;;;;会间组织服务;给客人斟茶的注意事项;茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。;上茶时的七个程序;桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。 ;会议记录;会议记录;会后的善后处理;妥善安排上司约会;必备工具;安排约会的原则;安排约见时的注意事项;安排约见时的注意事项;安排约见时的注意事项;安排约见时的注意事项;安排约会需要注意的细节（1）;下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。;及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。 约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。;安排约会需要注意的细节（4）;如何减少上级所遇到的干扰;职场禁忌;职场禁忌;专业秘书与行政助理培训（三）;课程安排;1. 言语;2.声音;提高发音准确率练习;绕口令3： 牛牛和妞妞 是对好朋友 牛牛去放牛 妞妞要去摘河边柳 牛牛不让妞妞去摘柳 急坏了妞妞， 吓跑了小牛。 ;语音语调的变化会影响意义;3.态势语;电话的基本技巧;接电话的流程：;接电话的流程;接电话的流程;整理记录提出拟办意见;接电话的流程;接听电话用语;接听电话礼仪(专心聆听并提供帮助);电话聆听技巧;拨打电话的流程：;拨打电话流程;拨打电话流程;拨打电话流程;打电话用语;如果对方说只有几分钟的时间﹔ 你必须言简意赅，直接切题，并控制在5分钟内结束。 若有问题时，需等对方完成整句话后再说：“ 对不起﹐你的意思是……”或“对不起，请问刚才你是说……”在对方一句话未说完时，就打断别人﹐这是很不礼貌的，若三次打断别人的说话，此次通话是失败的。 适时感谢，夸赞对方，或与对方认同。 如果你不完全赞同对方的意见，不用强烈反驳，可以说：“你的观点很有道理，不过从另一方面来说……”; 线路中断;接听电话时间管理;记录电话留言 ;? 电话记录单（一） ? 第 号 记录人 ;电话记录单（二） ?; 下面是一份电话记录的范例： ;十大电话情景应对技巧;状况三：接到一些令人困惑的电话 询问清楚 代为总结 状况四：当对方怒气冲天时 保持冷静和友善和蔼的态度； 让对方把不满发泄完； 认真倾听对方的抱怨，并准确地将引起不满的原因归纳出来； 向对方表示您将立即寻求解决办法。; 十大电话情景应对技巧;状况七：对方的谈话谈不到点子 归纳总结 状况八：拔错号