秘书办公室工作实务--综合篇.pptx

办公室工作务实行政管理的技能需求处事为人什么是管理发现问题、解决问题通过别人完成的一项艺术管理自己的六力组织、控制 创新教导、感召 凝聚什么是行政管理？行政管理： 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就 机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管 理。企业行政管理的内容 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。所谓“行政管理人员” 包括机关、企事业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、后勤人员、文秘人员等理行政管理的基本原则法制原则服务原则责任原则效率原则透明原则行政人员的日常工作辅助决策工作 信息工作文书工作 会务工作文书立卷和档案管理工作 查办工作行政事务工作 上司交办的其他工作工 作具 体 内 容辅助决策决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。信息工作行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。行政人员的日常工作（1）工 作档案工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 具 体 内 容行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。 行政人员的日常工作（2）行政管理人员日常工作的三大特征日常工作的时效性 计划性与针对性 利益的诱导性释放如何获取快速成长的能量一般 优秀 卓越能量来力能量50职位能量20能力能量获得模式 1：累加式：学习，学习，学习…… 2：裂变式：学习，实践，反思……我们认识自己吗？怎样利用了解之窗？相互尊重共同交流虚心听取认真回应知道不知道自己别人知道开放区盲目区不知道隐藏区未知区开诚布公实话实说相互尊重共同探讨美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论 你是属于什么样的人才？S（技能）才A（态度）德档案管理什么是档案？ 档案的作用及种类 档案的管理部门 档案的分类及点收 档案的保存期 档案的归档要求及借阅收文管理 收文范围 收文处理程序 相关工作收文范围 定义： 收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。收文处理程序 程序图： 签收?拆封 分文 请办 批示 备注 归档?登记 传阅发文管理发文处理程序 相关工作发文处理程序程序图：拟稿 协商 会签 核稿 归档 校对 登记编号 公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发2、收文处理：签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复3、公文管理：制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁文档管理与处理文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、