声像档案管理(2).pptx

声像档案管理;一、声像档案的概定;二、收集范围 ;6、单位在涉外活动中形成的声像材料。 7、单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料。 8、上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料。 9、单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况或工程全貌等）。 10、单位历年生产的主要产品照片。 ;11、单位获国优、部优、省优产品的奖杯或证书等的声像材料。 12、反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料。 13、单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料。 14、单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。 15、搜集来的其它具有保存价值的声像材料。;三、归档整理要求;（3）保持一致。归档的照片档案应是照片、底片、说明齐全，底片与照片影像一致，对反映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归档。录音、录像归档应保证与其目录和备考表内容保持一致。 （4）其他要求 ①任何部门或个人不得私自保存或据为己有。 ②归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音、录像材料作载体。 ③声像材料可采取随时归档的办法，于形成后一个月内，由摄录者整理并编写文字说明后向档案部门移交。;2、归档整理 （1）原则 声像档案的整理应遵循保持档案的有机联系、利于保管、便于利用的原则。;（2）保管期限：永久、30年、10年 。 永久： ①记录本单位主要职能活动和重要工作成果的； ②记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的； ③记录本单位组织或参加的重要活动、会议的； ④记录本单位及与本单位相关的重大事件、重大事故、重大自然灾害以及其他异常情况和现象的。 30年： ①记录本单位非主要职能活动和常规工作的； ②记录以其他单位为主的与本单位相关的； 10年：其他具有保存价值的。;（3）保管单位：张、册、盘 照片档案保管单位：张 录音、录像档案保管单位：册、盘 声像档案转为电子档案保管单位：盘，一般一光盘对应一册（盘）声像档??。;（4）分类、编目、编号 ——分类 由于声像档案记录的形式、载体不同，应按其形式分成照片 sx1、录音sx2 、录像sx3 、光盘sx4 、其他sx5五类，分别编目编号、排列、保管，不能混杂。 ;——编号 视频、音频文件是以盘、盒、册为单位保管的，以时间为顺序，按“分类号-件号”编号，应在同一全宗，同一类别，在同一保管期限、同一年度下顺序编流水号。应按声像档案的内容编号，一盒（册）中存在多个不同内容的声像文件，应对每一个声像文件进行流水编号，并填写目录。;——编目（录音、录像）;题名：简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。 拍摄时间：指拍摄内容发生的时间，由年月日构成。 摄录人：指拍摄者，需在声像档案移交时，在移交单上签名。 载体形式：包括磁带、磁盘、光盘、录影带等。 播放时长：指拍摄内容的播放时间。 播放设备：指用什么设备播放。 互见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。;（5）存放 保管声像档案要设置专用库房或装具，要能防盗、防火、防水、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防潮，配备温、湿度调节等设施，并要保持清洁。 对长期保存且不常用的录音带、录像带，每隔半年重绕一次；照片、底片、光盘和磁盘每年检查一次，发现有变质、损坏迹象的要及时修补和复制。 ;四、《照片档案管理规范》 ;（一）照片档案的定义 ;（二）照片档案的收集 ;　（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 　（3）其他具有保存价值的照片。;（三）照片档案的整理 ;２、整理方法 ;　（3）照片的编号 　　　照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。格式包括： 　　　格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号 　　　格式二：全宗号—保管期限代码—张号; 册号：在某一保管期限内照片册的排列从“1”开始顺序编号。 张号：编号格式一中照片在册内从“1”开始顺序编号；格式二中照片在某一保管期限内顺序编号。 例如：16-Y-2-8 （格式一） 16-Y-8 (格式二) 如：sx1——1——8 音像档案 照片（含底片） 案卷号 张号 ;16-Y-2-15;（4）照片说明的填写;时间：用8位阿拉伯数字表示，第1~4位表示年，第5~6位表示月，第7~8位表示日。 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。 文字说明：事由、时间、地点、人物