秘书基础知识讲座.pptx

;会务管理能力;一、文书工作;党的机关公文格式规范 （1）关于文头;;;;（2）关于文面排版 页边距 文号 日期格式 用印要求 附件标注与附件位置 页码 ;2. 转发与翻印的问题;温州市人民政府办公室 转发浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知;文件《中共瓯江镇党委2012年工作要点》 如何印制？;3. 关于公文主题词标引的规范化问题;4. 关于“请准函”的使用问题;5. 文件的归档 关键：分类方案的编制 年度——机构（问题）——保管期限 年度——保管期限（小单位、文件少）;二、办公室事务;２.日程安排的基本要求 （1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）事先同意 　; 3.日程安排的形式 年计划表、月计划表、周计划表、日程表 4.注意的事项 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。 ;(二) 约会安排 1.约会安排的基本原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾; 2.约会安排的方法 预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作 3.约会安排的方式 电话约会 书面约会 当面约会 约会卡片 ;4. 注意事项 适当保密； 处理好变更的约会； 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 外出拜会他人，应该预留路途时间； 安排约会时间安排不要过于紧凑，酌留弹性。; 1.时间管理的分类 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间； 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。 ; 　　 　　　　　　　(重要程度) 　　 B 　　　　　 A 　　 很重要，但不紧急　 很重要，也很紧急　 　　　　 　　　　　 (紧急程度） 　　 D 　　　　 　 ?? C 　　 既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要　　 　 　 ; 时间表编制 ①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。 ;第二季度会议时间表（2009.4—6）; 时间表的编制方法 ①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 ③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。 ; 在某一天，如果领导非常的忙，可以编制一个活动安排写在工作日志上： 上午举行镇长办公会议，所有的领导都参加。 上午给参加XX仪式并讲话。 中午与A公司的董事长共进午餐。 下午前往B公司拜会市场开发部的领导高XX。 下午与XX镇参观团座谈。 ;小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。;1. 接听电话;2. 拨打公务电话 准备通话提纲 核查电话号码 拨出电话 问候并自我介绍 确认对方陈述内容 复述通话内容 道别、挂机、整理记录 ;接打电话的原则与要求 表达规范、正确 礼貌热情，语气清晰和婉 语言简洁、高效 保密 注意时间 ;当某人就某一问题打电话前来咨询，可你却不了解情况，你应该如何回答对方？ ; 当你给他人打电话时，你并不确定对方是否具有合适的通话时间，为了向对方表明尊重他们的时间，你应该如何说？ 您现在接电话方便吗？ 您现在忙吗？ 您现在有时间与我谈话吗？ 这个时候给您打电话合适吗？ 您能抽出点时间听听我的话吗？;接打电话的技巧 （1）接听电话的技巧 ◆要仔细倾听对方的讲话。 ◆