秘书第三章办公室事务管理.pptx

第五章 办公室事务管理 1、办公环境管理 2、日常安排与管理 3、电话管理 4、印信管理 5、值班工作 6、邮件处理 教学目的 本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 教学重点与难点 1、教学重点办公环境管理的内容与要求；办公环境管理的措施。日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法接打电话的程序和要求；印信的管理方法与要求值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能。 教学重点与难点2、教学难点如何布置办公室；办公室安全管理的方法与技巧；识别办公室安全隐患制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法接打电话的程序、技巧和礼仪印信的管理制度以及如何使用印信值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能技能训练。 第一节 办公环境管理 一、办公环境的含义 （1）办公的含义 （2）环境的含义 （3）办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 二、办公环境的管理目的 方便 →舒适→整洁 →和谐→统一 →安全。三、影响办公环境的七大因素 1、 空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。1、 空气杀手2、光线杀手3、声音杀手4、空间杀手5、设备杀手6、文件杀手7、职能杀手 办公环境管理 四、办公室的布局与布置 （1）对办公室进行布局与布置的必要性 对办公室进行布局与布置是进行办公环境管理的具体步骤。其目的是为了克服影响办公环境的七大因素，使办公室方便、舒适、整洁、和谐、统一、安全。 （2）办公室布局的类型 ①封闭式布局。 第一、封闭式布局的含义 是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。第二、办公室封闭式布局的优点比较安全、可以锁门。易于保证工作的机密性。易于员工集中注意力，以便从事细致或专业性工作。易于保证隐私。由此看出，办公室封闭式布局可以加强办公室的空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境管理。第三、办公室封闭式布局的缺点空间环境方面：费用高，墙门走廊等占用的空间多并要装修。视角环境方面：难于监督工作人员的活动。听觉环境方面：难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。 第一节 办公环境管理②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 第一节 办公环境管理 （2）办公环境布置 ① 布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。 第一节 办公环境管理 ②布置的原则采用一个大间办公室。使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。 第一节 办公环境管理 ②布置的原则全体职员的座位应面对同一方向布置。常用的文件与档案，应置于使用者附近。应保持公共空间和私人空间的独立。桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。 考考你配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风、窗帘、档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备1、 怎样优化办公设备？2、怎样美化办公环境？办公室装饰办公室绿化 第一节 办公环境管理 五、 办公室的视觉环境管理 1、办公室内的覆盖物 （1）有效地使用颜色。特定的颜色促进平静的工作气氛。红色会让人激动，蓝色则让人平静；心情郁闷的人容易从红色当中产生激情，在蓝色中更感到压抑和寂寞。办公室不好的颜色：几种办公室的典型形象：机关里灰白的墙壁、棕色的桌椅，让人感到沉闷；写字楼里雪白的墙壁、青灰色的桌椅，又让人感到呆板。 （2）颜色应协调一致。搭配好办公室里的色彩，主要应考虑以下5方面的因素。 一、低矮的办公室用浅色。二、背阴的办公室用暖色。三、创意人员的办公室用亮色。四、领导座椅颜色要更深。五、会议室与办公室的风格要不同。 2、照明 （1）办公室照明方式 办公室内自然光、人造光源的强度、色彩直接对工作人员的视觉器官产生影响，进而对工作人员的工作情绪、工作效果产生影响。为了有效控制办公室的照明环境，国际化企业应注意以下几点：常用的照明方式有