台湾上市内控管理制度.docx

第一章 销货及收款循环 第一节?流程图 1.销货及收款作业 客户 营业  仓储?????????制造????????财务???????会计 询价 信用审核 不合 终止交易 核准 合格 开立 无库 检查库存 生产 订单 有 库 存 货 缴 出 出货 开立 货到签 开立发票 收款清单 收款清单 入帐 2.客诉处理 客户 营业 仓储 会计 客诉发生 了解情况 责任判定 通知客户 公司责任 否 是 客诉处理 销货退回单 退货 销货退回/折让 入帐 第二节?销售预测 一、营业单位根据以往之销售经验及未来影响销售之变因，预测未来二、三年对销售之影 响。 二、影响销售状况的变化因素 1.原料供应商 2.客户 3.产业本身的因素 4?替代品的替代情形 5.竞争者之竞争情形 三、企业应就下列各点拟定未来方向 1.自身优势与劣势 2.外界机会与威胁 四、未来方向确定後，则考虑自身资源，拟定策略，达成目标。 五、公司应作长、中、短期预测，排定时间表，若未按时达到销售目标，应检讨原因并改 善。 第三节?销售计划 一、完成未来二、三年之销售预测後，针对此销售预测做年度之销售计划，内容涵盖如下： 1.市场展望 2.新产品开发计划 3.新客户之开发 4.广告及其它销售推广政策 5.售价政策 6.授信及帐款收回政策 7.业务人员之增减及异动 8.销售费用 二、销售计划定案後作为各部门达成预算的共同努力目标。 第四节?订单处理 一、接单 1. 客户需要购货时以书信或电话通知营业单位，经办人员确定客户名称、品名、 交货时间、数量等，登记於「订购单」，本单由电脑连续编号一式四联，注明 订购日期、时间，送请主管覆核後，将「订购单」各联转送有关单位办理。 2. 营业单位将订购单之第三、四联留存，其它各联转至厂务单位，厂务单位依据 仓储单位所提供之库存资料察看是否有库存，若有库存则将第二联转至仓储单 位，并依交货时间准时交货，若无库存则将第一联转至生产单位，排定计划生 产，生产完成後缴库由仓储单位送货。 3. 生产单位无法在交货时间内生产完成，应通知营业单位，并由业务人员告知客 户，与其洽商延期交货或再讨论交易内容。 4. 订购单上之修改须有经办人员或主管核章，受订变更时，应随时反应处理，并 通知相关部门。 5. 客户订购产品时，业务人员报价皆依公司售价规定办理，若因竞争等原因须作 售价变动调整时，应由业务人员呈报主管，并依权限核准後变动。 二、客户徵信查核及分级管理办法： 营业单位对於每一客户交易前应处理之程序如下： 1.若客户并非付现而采信用交易者，应先调阅顾客往来资料，了解过去往来记录。 2.新客户则由业务人员依客户性质填客户资料卡乙份，注明信用额度後，送徵信 人员审核。 3.徵信人员收到「客户资料卡」後，深入了解客户之往来厂商、往来银行等，必 要时得由业务人员陪同访视客户实地了解後，以确定业务人员所订之信用额度 是否依公司规定权限呈送主管核准。 4.若信用评估不佳仍接订单，则由其提供担保抵押或保证，并由营业单位追踪及 初审顾客设定担保或保证作业。 5.顾客若信用额度有变更，仍须经上述授信过程，并依核决权限核准後，增加其 信用额度。 6.所有客户资料建档管理，并存查於营业单位以备查核。 7.为争取新客户，於公司规定之销售金额内得经营业单位经理批准後先行出货并於三天 内补填客户资料卡依上述程序补行办理。 8.客户基本资料有变更时应由业务人员修正後，送营管单位备查。 三、订单改废： 1.订单作废须在订购单各联注记作废不可将作废之订购单撕毁。 2.订购单修改须由承办人员盖章始可生效，并通知相关部门。 第五节?业务管理 一、公司根据年度销售计划，制定业绩目标，推行绩效奖励制度以激励全体业务员积极开 拓业务之意愿。 二、新进业务人员必须参加完整之业务人员职前训练，并由资深人员协助传授技能使其有 自信及能力面对客户。 三、业务员应重视职业道德教育，强调操守之重要，并采自动自发之自我管理。 四、每周由业务人员填制业务人员周报表，安排下周出差拜访之客户、日期。 五、定期分析部门之绩效、损益，并制年度销售比较表，定期结算业绩并发给奖金。 六、如有特殊之情事者，业务人员应利用营业日报表立即向上级主管反映。 第六节?交货作业 一、交期管理：将各订单之预定交期依日期排列，并注明内外销。 1.外销： (1)以营业单位与客户协调之装船日为交期管理之管制基准。 (2)於交运之前着手准备报关文件及出货手续。 2.内销： (1)通知仓储单位各批货品之交期、交货地点及货品种类等。 (2)於交运之前准备出货手续。 二、出库排程与记录 (一)外销装船 1. 外销货品运至码头或机场後，由船公司或空运公司开出装船?(装机)证明後，运输 人员 将各项装船文件携回交给营业单位。 2.营业单位备妥报关文件