文书档案整理(卷)方法.pptx

机关文书档案（卷） 整理方法;档案的概念：;一、机关文书档案的归档范围 （一）归档范围 1、本单位形成的文件材料 （1）会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表、工作会，党组（党委）、行政领导办公会，专业会办公会，; 专业会参加针对本单位主管业务的会议材料。 （2）正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿。; （3）较重要的材料。指本单位形成的“白头文件”，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人事、合同、协议、科学研究、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访、领导的指示、; 领导在公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的文件材料；反映本单位（本行业）的历史沿革、大记事、年鉴、重要的剪报、荣誉证书、声像材料、实物等。;2、上级单位的文件材料 （1）需贯彻执行的会议主要文件材料，本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件；领导人、人民代表等视察、检查本单位的文件材料（含声像材料）。 ;（2）代上级单位拟草并被采用的文件的最后草稿和印本（包括报纸、刊物转载的文件材料）。 3、同级单位和非隶属单位的文件材料 （1）虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件。;（2）对本单位检查的重要文件。 （3）重要的来往文件。 4、下级单位的文件材料 （1）下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表 、预决算及法规性备案文件 。;（2）直属单位报送的重要科技管理性文件材料。 （二）不归档范围 1、本单位的文件材料 （1）重份文件。 （2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。;（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。;（4）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 （5）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。 （6）单位内部互相抄送的文件;材料，不应履行公文的行文、介绍信等。 （7）本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。 （8）为参考目的从各方面收集的文件材料。;2、上级单位的文件材料 （1）上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料。 （2）上级单位发来供工作参考的抄件。 （3）上级单位征求意见未定稿;的文件。 3、同级单位和非隶属单位的文件材料 （1）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 （2）非隶属单位抄送的不需要;贯彻执行和无查考价值的文件材料。 （3）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 4、下级单位的文件材料 （1）下级单位送来参阅的简报、情况反映、不抄报或不必备案;的文件材料。 （2）越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。 （3）下级单位抄报备案的一般性文件材料。 二、归档文件整理的方法与步骤;1、收集 （1）收集的方法：①本单位收发文登记簿进行收集；②对领导和有关人员外出参观、学习、开会带来的文件进行收集。 （2）收集重点：①本单位自己制成的文件材料；②上下级机;及其它机关与本机关主管业务和本机关有密切联系的文件材料；③有关人员外出参加会议、参观学习带回来的文件。 （3）收集原则：①所收集的文件材料必须是办理完毕，应作为文件档案保存的各种纸质文件材料（办理完毕：是指文件;的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否还在发挥作用。比如，请示与批复，在批复发出或收到以后，在文书处理上就算是办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算是办理完毕；本单位的发文，文件印发;后也算办理完毕）。②所收集的文件材料必须做到齐全完整。 2、分类 分类就是指所有归档文件，按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。;分类包括：①去掉不需归档的文件；②划分年度、机构（问题）、保管期限及文件归类；③确定分类方法和编制分类方案。 （1）去掉不需不归档的文件在收齐当年所有文件的基础上，对这些文件进行第一次鉴定;（“要”或“不要”）的工作，把需要归档的留下，不需归档的文件予以销毁。怎样判定“要”和“不要”，其主要是按照“归档与不归档范围”中所列举的条款进行。一般是从以下几个方面给予判定：①与本单位主管业务、人事无关的;和无查考利用价值的文件不要；②重份文件不要；③临时性的无查考利用价值的文件不要；④不需本单位贯彻执行的文件不要等。 （2）划分年度、机构（问题）、保管期限及文件归类 ①分年度，即年度分类法：就;是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。即不同年度形成的