商务秘书第1课绪论.pptx

第1课 绪 论;本讲目标;秘书的起源和定义;秘书的定义;秘书的类别 ;秘书的等级;商务秘书的定义 和等级;商务秘书的角色定位 ;商务秘书工作的内容;商务秘书工作的特点;中国商务秘书职业及秘书工作的特点 ;一、像心理学家一样善于观察和理解他人； 二、像政治家一样有灵敏的头脑； 三、像外交官一样有潇洒的风度； 四、有处理种种棘手问题的丰富经验； 五、有良好的速记能力及文字功夫； 六、熟谙各种商业往来中的法律关系； 七、能熟练使用种种办公自动化机器； 八、具备相当的金融和税务知识； 九、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。 -----------美国《全美秘书协会章程》;商务秘书职业的机遇 和挑战;课后任务;第2课 商务秘书与领导;本讲目标;商务秘书与领导关系的实质 ;商务秘书与领导相处的基本原则 ;商务秘书与领导班子相处应把握的基本原则 ;灵活处理领导人之间的矛盾 ;商务秘书处理与领导人关系的原则 ;商务秘书处理与领导人关系的方法技巧 ;与领导沟通技巧 ;思 考;课后任务;第3课 商务秘书职能;上次回顾;本讲目标;商务秘书职能概述 ;辅助决策 ;辅助决策;辅助决策;辅助决策;协助管理 ;协助管理;管理中的商务秘书工作 ;督促检查 ;督促检查;督促检查;处理信息 ;处理信息;处理信息;处理信息;协调关系 ;协调关系;协调关系;保守秘密 ;保守秘密;保密工作的基本方针 积极防范 突出重点 内外有别 保密工作的内容 秘书工作中涉及的保密事项 ;课后任务;第4课 商务秘书的职业素养;本讲目标;新时期商务秘书的素质 ;新时期商务秘书的素质;新时期商务秘书的素质;新时期商务秘书的素质;新时期商务秘书的素质;新时期商务秘书应具有的能力 ;新时期商务秘书应具有的能力;新时期商务秘书应具有的能力;总结;课后任务;第5课 商务秘书日常事务管理;本讲目标;商务秘书电话事务的处理 ;商务秘书电话事务的处理;拨打电话的技巧;打电话电话礼仪;接电话电话礼仪; 电话来时，听到铃响，在第二声铃响后取下话筒。通话时先问候，并自报公司??部门。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方。 通话简明扼要，不要在电话中聊天。 接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。 对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。 工作时间内，不得打私人电话。 通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。 当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。;当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。 在电话中传达事情时，应预先作好准备，通话结束前应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。 如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：“对不起，请问您是哪位?” 要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。 如果碰到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应该礼貌告知对方拨错电话。 相反如果是你拨错了电话，应该马上向对方表示道歉。 如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。 作好电话记录。 结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。;办公室接待工作;商务秘书的日常接待工作 ;; 接待工作及其要求： 在规定的接待时间内，不缺席。 有客户来访，马上起来接待，并让座。 来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。 对事前已通知来的客户，要表示欢迎。 应记住常来的客户，要表示欢迎。 接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。 注：如果客户是为商务目的而来，主人要起身接待客人，给他让一个座位并且倒上一杯饮品（茶、咖啡等），在客人落座之前主人不能坐下。当客人起身告辞时，主人需将客人送到门口或者电梯口。而高级经理则不需为秘书或者办公室同事站起来。 ;商务秘书的日常接待工作;接待准备工作;商务秘书的日常接待工作;商务秘书的日常接待工作;商务