秘书培训课程教材.pptx

秘書培訓課程 (政策秘書部 Jun-2003編制);第一章 秘書學概說; 秘書學是一門獨立的科學﹐是源于秘書工作又指導秘書工作的科學理論﹒ 秘書學是研究秘書工作﹐使其科學化﹑理論化并充分發揮其效能的學問﹒ 秘書的研究對象有﹕ 秘書人員 秘書部門 秘書工作;秘書工作分為群体及個体﹐以“為領導者的工作運轉和決策服務”為宗旨﹒ 秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕ 起草﹑核對文件 列印﹑遞送文件 調查﹑研究信息 查証﹑解決問題 電話﹑交際接待 會議日程安排 重點事務提點 文檔資料管理 應答回應咨詢 其它等……;秘書工作是秘書學的來源和基礎﹒ 秘書學又指導﹑引發秘書工作的發展﹐是秘書工作的科學化﹑理論化体現﹒ 秘書工作与秘書學關系密切又不相同﹐把兩者分割開來或混為一談均不正确﹒;樞紐作用 處于各方中心位﹐通過文件﹑會議或其它方式承上啟下﹑溝通左右﹒ 助手作用 為上司辦事﹐令上司有更多精力及時間應對更重要的事﹒ 參謀作用 草擬文件﹐處理信息﹐提供參考建議﹐為上司決策服務﹒;耳目作用 將所听﹑所見的情況反映上司﹐為上司決策﹑工作指導提供參考信息﹒ 協調作用 如會議安排﹑活動安排等﹒ 門面﹑窗口作用 秘書部門或人員的工作態度﹑工作質量﹑辦事效率等﹒;秘書工作的方針﹖;第二章 秘書人員的素養;基礎﹕ 知識面廣 頭腦清楚 思維敏捷 手腳勤快 經驗丰富;文字表達能力是秘書人員的基本功﹐几乎整天与文字打交道﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒ 秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際是較高的政治理論水平﹑丰富的科學文化知識﹑較強的分析問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒ 文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反复﹑刻苦的寫作實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領神會﹐下筆才能左右逢源﹒;電腦操作 資料复印 攝影技術 錄音錄像技術 打字技術 速記技術 書法藝術 編輯﹑校對技能 其它等…… ;知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是听其自然﹐坐待知識進門﹒ 思維訓練 語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具) 邏??能力 思辨能力 (邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質) 認識能力 領會能力(對上級指意反應快﹑領會准);臨机應變能力 即臨机處置能力﹒不只是應變﹐而且表現于﹕反應迅速﹑思路敏捷﹑處置泰然﹑机智靈活的智能﹒ 以上思維的開發﹐一靠思維開發 ﹐二是要在實際工作中學習和鍛煉﹒做到靈机泉涌﹑左右逢源﹑分秒不誤﹑毫厘不差﹒;記憶訓練 秘書人員必須善于認人﹑記人﹑記事﹒強記博取﹑應付自如﹒ 記人﹐除了要掌握方法﹑訣竅之外﹐主要的還得靠平時勤下功夫多動腦子﹒ 反思(自省)能力 要善于隨時回顧自己的言行﹐善于總結自己的成功經驗和失敗教訓﹐特別要善于發現自己過失和不足﹒;多些樂觀和幽默 樂觀和幽默是自信心的表現 培植自信心 既要看到自己的長處﹐也要看到自己的短處﹔既不滿足﹑不陶醉于長處﹐也不忌諱短處﹒ 鼓勵競爭精神﹐防止嫉妒心理 正當競爭帶來的是積极成果﹐是進步的動力﹔嫉妒是一种消极因素﹐有百弊而無一利﹒;第三章 秘書工作的職能;辦事的職能﹕ 辦事是秘書工作的兩大職能之一﹒ 協助上司的工作運轉﹐以提高上司工作效率;怎樣提高辦事效率﹕ 1. 領導要有權威﹐員工要有紀律 2. 机制要优化﹐体制要合理 3. 工作環節安排合理緊湊 4. 文件要發得少些再少些 5. 文件寫得短些再短些 6. 合理安排會議﹐填平“會海” 7. 堅持評審﹑完善催辦制度 8. 實現辦公現代化 9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏 10. 培養效率意識﹐進行習俗革命;起草﹑核對文稿中的參謀作用 資訊信息搜集﹑研究的參謀作用 會務安排的參謀作用 公務活動中的參謀作用 制度評審﹑完善的參謀作用 協調工作中的參謀作用 信訪工作中的參謀作用 議事制度－超前預后工作中的參謀作用;第四章 良好溝通;;溝通要素;如何与上司溝通﹖;匯報工作 先說結果﹐再敘過程 條理清晰﹑簡洁明了 切勿提出瑣碎或不相關的事情;反映工作問題 實事求是 准備好解決方案 提出工作意見以請教方式提出 提出對上司個人的建議 方式委婉 注意場合? ;;如何与同事溝通﹖; ;思考及討論;第五章;禮貌﹖禮節﹖禮儀﹖ ;禮儀特征;禮儀原則;5﹒平等 禮儀允許因人而宜﹐但對任何人必須一視同人﹐ 給予同等程度的禮遇﹒ 6﹒适度 要求應用禮儀時﹐為保証取得成效﹐必須注意技巧﹐合乎規范﹐把握分寸﹐認真得体﹒;企業禮儀;學習禮儀的方法;功能;第