第二章秘书的基本职能.pptx

第二章秘书的职能与能力构成秘书学概论运作题请各小组收集的秘书职业需要承担的职能做出总结归纳，并请小组代表用简明扼要的语句总结出几大职能即可。秘书学概论秘书的职能秘书学概论秘书的地位秘书学概论秘书的基本职能助手职能参谋职能协商职能枢纽职能公关职能秘书学概论秘书是上司的助手和参谋秘书学概论秘书的协调、枢纽、公关角色秘书学概论案例一 下星期要开董事会会议了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司做决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人摸象。而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书忙于整理材料时，总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来想些问题；刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，答应给自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后打电话告知一声……秘书学概论案例二 一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为多年的代理商给他寄了一封非常无理的来信。他让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你的这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不终止我们之间一切交易，而且我要让所有的同行知道你的行为！ 老板命令秘书立即将信打印寄出。对于老板的命令，秘书这样做： a.“好，我马上就办”说完，秘书立即回到办公室将信打印寄出。 b.如果将信寄出，对公司和老板都非常不利。秘书想到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板说：“老板，这封信不能发，别发算了！” c.秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们就没有值得反省的地方吗？” d.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信送给已经心平气和的老板：“老板，可以把信寄出吗？”秘书学概论秘书的能力秘书学概论秘书的知识结构 基础知识： 文化基础知识、基础理论知识秘书应有的知识 职业知识： 秘书专业知识、行业业务知识 相关知识： 经济法律、管理、公关及心理等秘书应既是专才，又是通才秘书学概论常识获取的途径向同事请教加强学习观察积累秘书须具备的常识时政常识公司常识宏观经济常识公司产品和服务常识社会生活常识风土民俗人力资源常识企业管理常识科学常识市场营销常识餐饮常识生产管理常识其他常识财会常识、税务常识金融常识、法律常识秘书的知识结构秘书学概论写作能力 公文和事务应用文的写作能力 口头表达能力标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要耐心倾听并正确理解他人的发言 听知能力 善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键阅读概括能力精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持社交活动能力善于发现矛盾，及时协调关系 协调能力 善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作观察分析能力 面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理应变能力 电话、录音、扩音、照相录象、复印传真、通讯设备操作能力 秘书的能力结构秘书学概论乐观、热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练智慧、机敏、学识、风趣，能使自己机智乐观，也能给人带来愉快办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待人稳重做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力,正确对待理解与不理解、并自信自重能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心 开 朗敏 捷秘书的性格要求稳 健坚 毅幽 默自 制秘书学概论秘书的智商和情商 一般认为，情商主要包含四种可以学习的能力：一是认知自己及别人情绪的能力；二是控制和管理自己及别人情绪的能力；三是引导和激励自己及别人情绪的能力；四是融洽人际关系，创造良佳情绪氛围的能力。 心理学家霍华·嘉纳说：“一个人最后在社会上占据什么位置，绝大部分地取决于非智力因素。”情商是一个人命运中的决定性因素，成功者和卓越者并不是那些满腹经纶却不通世故的人，而是那些能调动自己情绪的高情商者。情商是影响秘书个人健康、情感、人生成功和人际关系的重要因素。戈尔曼就认为，一个人的成功80%有赖于其情商水平，只有20%是依赖于智商。美国著名的心理学家和人际关系学家卡内基也认为，一个人的成功85%是依靠其沟通能力，而只有15%取决于其专业水平。而沟通能力高低也是情商水平的重要表现之一。 秘书学概论 受用人单位欢迎的学生往往是性格坚定乐观，沟通能力强，处事方法灵活的情商较高的学生，而只懂得僵化地学习书本知识，性格固执孤僻，不善沟通，动手能力较差的学生往往在择业和就业中遇到较大的障碍。有学者通过调查研究提出大部分高职学生普遍缺乏的