档案管理标准规范化统一标准化建设之我见.doc

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档案管理规范化标准化建设之我见 档案是各项工作真实统计和历史反应,是党和国家宝贵财富。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化关键中间步骤,在搞好硬件建设同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化关键基础工作。日益丰富工作实践表明,即使文书处理工作和档案工作各有不一样工作任务,含有相正确独立性,但因为文书是档案起源,档案是文书归宿,所以,二者又是文档工作步骤中紧密相关工作步骤。所以,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化和档案工作规范化、标准化同行工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化入口关,做好实现档案工作规范化、标准化基础工作。 笔者多年从事文书档案日常管理工作,现结合自己学习体会和实践经验,就档案管理工作规范化标准化建设谈以下几点见解。 一、文书处理规范化、标准化是基础 公文是档案前身,档案由公文转化而来。能够说公文制发得怎样,不仅决定公文本身质量,而且也影响到以后档案质量,决定着档案工作规范化、标准化建设整体水平。我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化和档案工作规范化、标准化同行工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作入口关,做好实现档案工作规范化、标准化基础工作。 首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家相关要求。排版形式为横写横排,左侧装订,左边装订处要预留25mm左右装订线。二要注意检验制发公文是否推行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否正确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否和公文一致,有没有日期等。三是公文字迹要牢靠清楚。不管是草拟公文,缮印公文,还是做出多种统计、报表、签字、批注等,全部不应使用轻易褪色笔种、墨水和纸张,以确保字迹鲜明、清楚,有利于以后长久保管利用,如用传真纸打印必需进行复制。立卷归档材料必需是原件,复印件标准上不得归档。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范字,以利于以后标准化、现代化检索手段实施应用。五是移交档案时,交接双方应该面检验,按立卷归档要求进行验收,不符合要求要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。 二、案卷材料统一搜集管理是前提 实践证实,案卷材料搜集是否完整是决定和影响档案价值关键原因。单位档案室是单位内设机构,负责统一管理全单位全部档案。单位档案工作在业务上受上级档案部门指导、监督和检验考评。所以,要从加强档案室建设入手,不停建立健全单位档案管理制度和各类材料立即归档制度,立即搜集、整理、保管和统计单位全部档案,并对单位各科室档案搜集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、检验和监督。 首先,全部单位档案必需集中统一管理,确保真实、完整、正确、系统和安全,便于以后档案利用。单位各科室要加强对本单位档案资料积累、归类、整理、上交工作领导,兼职档案员要切实推行自己工作职责,负责所在科室归档材料搜集、整理和上交工作。确保归档文件材料搜集完整齐全,并按时移交到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由多个科室联合组织,包含多个部门,文件材料由牵头主办科室负责归档,其它科室帮助提供相关材料。其次,要严格实施文件、材料形成单位立卷归档制度,坚持做到“三纳入”、“四同时”:立即立卷归档工作纳入单位及各部门工作计划,纳入管理制度,纳入相关人员工作职责范围;在部署、检验、总结、考评各项工作时,能将档案工作同时纳入。另外,任何单位和个人不得保留已办理完成文件、材料,不得私自销毁文件、材料。确需销毁文件、材料要由档案室登记造册,经单位领导同意后由专员监销。干部、职员在调动离开原工作岗位时,要根本清理文件、材料,立即办理文档材料交接手续。同时,立卷单位应负责将材料搜集齐全,查对正确,按文件自然形成规律,系统整理,并在封面上填写档案名称,编写卷内目录,确定密级。依据档案保留价值和档案保管期限要求,正确划分保留期限。凡反应单位重大活动和基础历史面貌,有长久利用价值档案,列为永久保管;通常反应单位通常工作活动,在较长时间内有参考利用价值文件,列为长久保管;通常在短时间内对本单位有参考利用价值,列为短期保留。 三、实施“以我为主”立卷归档标准是关键 相近公文反复和立卷组合无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化最大问题。实现档案工作规范化、标准化根本目标就是要实现档案保管利用价值最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”立卷归档工作则是处理问题、实现目标关键性工作。“以我为主”立卷归档标准,即归档文件要以本单位形成文件为主标准,不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来一条标准,而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化一个关键标准。 所以,在严格实施国

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