大型国内学术议流程.ppt

大型国内学术会议流程 生自办国内学术会议流程 国内学术年会会议流程  大型国内学术会议流程 生自办国内学术会议流程  目录 1.会前准备 11会议组织者工作 12各分工人员协作 2.会议服务 22会议报到日 23会议进行 3.会后跟踪 3.1会后总结 32会后拜访、销量跟进  确开会的日的 幻厅片和宣让材科 会议流程图 「,三式,新、《沙宁 系「  目录 1.会前准备 11会议组织者工作 12各分工人员协作 2.会议服务 3.会后跟踪 3.1会后总结 .2会后拜访、销量跟进  1.1会议组织者工作 明确开会的目的 邀请讲者 邀请大会主席 由于讲者的地位、繁 根据实际需要邀请 根据目的确定会议的 忙程度及合作关系的 可以不设:一般大会 时间、主题、受众 不同,需要提前15天 席的设立是出于 预算以及宣传重点 至3个月确认时间 讲者的尊重、关系的 般重要的会议要有备 平衡、以及提高会议 用讲者 的号召力等目的 参会客户确认和分工 排会议流程 审核参会客户品质 会议签到时间 各分工人员协作执行 确定需要参加会议的 正式开始时间 部门和人员(公司内 ·讲者的讲话时间、提 部),召开准备会 问时间 (或简单协商),明 确分工和职责 茶休时间、会后餐时  12各分工人员协作 可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源:推荐会场酒店、餐饮地点和租 车供应商。会议组织者联系考察,确定场地 签订协议 场确定后,会议组织者 模选择会场,一般设 请函、受众客户的标准和 在四星以上宾馆 ·选择会场时一定要现 择后,尽快 邀请函上包含以下内容 场观察(可请当地同 会议的主题、时间、地点 事踩点确认),考虑 内容及讲者的简单介绍。 会场格局 邀请函一般应在会议2周 投影仪及屏幕位置 以便代表提供更多的沟通 讲台的位置 机会和方便客户的时间安 客户的标准,以便代表按 茶体点的位置 照要求邀请客户 宣传品的陈列 会议通知明确受众客户报  12各分工人员协作参会人员审核 1.受众邀请,提交报名 表 目的:保障会议品质 √一般由一线销售人员 2.审核报名表 负责邀请,比较重要的 不符合要求的,与相 目标客户需要管理人员 关销售沟通返回 协访邀请,提交报名表 √审核后的报名表提交 √目标客户的邀请需要 员产 总监审核 两次以上的确认,即 会前七天确认、会前四 天确认、会前一天确认 参会审核 4.根据名单安排会议生 活 √会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 会市 联系票务公司出机票 (会务通知1) √参会客户变更,需要 √确认参会名单 重新审核。会前四天 不可变更参会人员,客 户因故无法参加,可取 消行程  12各分工人员协作 2、客户生日:预先留意,为客 户安排生日庆贺 3、安排会议生活 机票 住宿 餐饮 √用车 √环境 1、讲者和主席沟通 √会议组织者负责会前与 讲者过片子,确认需要他 重点讲解的内容 √会前与主席沟通,确认 需要他重点总结的要点 4、会议物品准备  12三生自办会议-安排会议生活 √会前四天取得客户行程信息,联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车 √会前三天发“会务通知2”给销售人员,告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人 饮 根据公司标准和会议预算定 餐饮 制不同的餐标 容纳人数,餐厅布世 机票 由一线销售联系票务公 接送站和用车 房间一确认房数 司预定、退改签 厉单间:VP单间的 接送站.提前与供应商确认服务项目 预留,标间客的分配按 住宿 照住宿时间、地区和年 用车 制作接送站表:参会人员信 息,具体到达高开时间,航 制作接站牌:会议名称 放水果、欢迎信等餐 公司名称、产品形象名称 饮 (根据实际情况安拼 会场周边环境介绍 根据到达高开时间及人数 拂车型起飞前3小时发送 送站短信给客户,告知总 调度联系方式