福建五洲集团行政管理详细规定暂行.doc

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福建五洲集团行政管理要求(暂行) 第一章 日常办公行为规范 第一条??????? 维护办公区域及公共场所卫生,不在卫生间、茶水间、走道等乱扔纸屑、果皮、废弃物。 第二条??????? 保持办公室桌面整齐,不放和办公无关私人用具。 第三条??????? 上班时间应保持良好精神状态,不打瞌睡,不观看和工作无关书刊、网络资讯。 第四条??????? 正确使用企业物品和设备,提升工作效率,不能野蛮对待,挪为私用。借用她人或企业物品,使用后立即送还或归原处。 第五条 企业内和同事相遇应点头致礼,进入上司办公室主动敲门示意。相互交谈语言文明,严禁在办公区域内大声喧哗或大声争吵。 第六条 拨打电话应注意控制语气、语态,做到语气亲切,通话简明扼要,不得在电话中聊天。工作时间内,不打私人电话。 第七条 接听电话,勿让铃声超出三遍,迟接电话须表示歉意。使用表现企业规范用语问好,比如:“您好,五洲集团”等。 第八条 仔细、耐心倾听对方讲话,不随意打断。正确统计转告电话内容,并立即敦促同事回电。主动协调配合,立即处理问题。 第九条 客人来访时应热情、主动、有礼貌。若需长时间交谈,应带到洽谈室或接待室,以免影响她人办公。 第十条 下班离岗前应清理办公桌上物品,文件资料有序摆放并注意保密。未经同意不得随意翻看同事文件、资料等。 第十一条 在企业上班时间内或参与企业举行团体活动时(有要求)必需统一穿着工作制服,佩戴胸章。 ? 第二章 涉外公关事务管理 第一条 外事接待工作基础标准:认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。 第二条 除集团企业领导亲自接待客人以外,其它由办公室安排接待人员配合相关部门做好接待工作。 第三条 客人来访,接待人员要正确掌握来宾或领导乘坐交通工具和抵达时间,通知相关单位和人员做好接送准备工作。 第四条 依据来访者目标、规模、爱好、意愿来选择安排参观项目,确定接待方案,报请总裁同意。 第五条 实施接待方案,填写《业务接待申请单》(附件一)报批,合理选择客人用餐、住宿标准。 第六条 在接待客人过程中,要认真做好安全保卫工作。 ? 第三章 文书工作管理 第一条 集团(含各部门)及各经营企业公文,是传达落实集团经营目标、方针策略指导性文件,是请示、批复、汇报工作、交流经验关键工具,必需认真做好公文处理工作。 第二条 各单位应发扬实事求是、认真负责工作作风,克服形式主义和文牍主义,提升公文处理效率和质量。 第三条 公文处理必需做到立即、正确、安全。公文统一由办公室收发、分办、文印、立卷。文件资料应立即邮寄或通知相关人员领取,不得延误。 第四条 公文处理工作必需实施严格保密制度,确保企业机密不外泄。 第五条 公文种类关键有:请示、汇报、指示、批复、通知、决定(决议)、会议纪要、函、通报、通告等(其用途、格式详见附件二)。 第六条 认真做好公文处理程序: 1.收文:通常包含登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 2.发文:通常包含拟稿、审稿、签发、校对、文印、封发等程序 (具体详见附件三:收文处理、发文处理)。 第七条 公文签发: 1.集团企业文件由集团办公室(或部门)负责拟稿和审核,董事长或总裁(依据其授权范围)签发。 2.经营企业文件由该企业办公室负责起草和审核,标准上由总经理签发,但重大经营决议、关键人事变动(调动)须呈报集团审批。 第八条 公文办理完成后,要立即送交相关人员整理立卷,任何人不得私自持有应存档文件。 第九条 办公室应定时或不定时对公文进行清理,对没有存档价值和存查必需公文,经判别、登记后,报董事长、总裁(依据其授权范围)同意进行销毁。 第四章 文字打印管理 第一条 凡以集团企业名义上报下发文件、报表工作计划、总结、请示、汇报、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定,和集团领导同意翻印文件、材料均属打印范围。 第二条 企业文印工作由办公室指定人员统一处理,其它人未经许可不准私自打印、复印、传真及使用文印室电脑调阅企业文件资料,不然视为违反工作纪律,损坏上述办公设备应照价赔偿。 第三条 集团企业各部门或属下企业需要打印公文或资料须经本部门责任人签字,交办公室打印。所打印公文或文件须留壹份办公室存档。 第四条 办公室工作人员应认真做好本职员作,按时完成任务。文稿打印完后,要把原稿和打字清样交给拟稿人校对。拟稿人校对完后应在原稿签字,同时对多种文稿均在打印完立即清理洁净,以示负责。 第五条 办公室工作人员应树立严格保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中相关商业秘密或企业要求中须保密事项透露给她人,不得截留任何文件。 第六条 文件保密等级分为:绝密、机密二种,其它为通

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