2020年新版(文件控制程序ok).docxVIP

版 本 修订内容 制/修订者 日期 审核 核准 AO 新制订 2007/06/09 张玉美 张奕   432非管制性文件： 4.321与品质系统无关之文件。 4.322与品质系统有关但非用于产品或品质系统之生产、验证、储存、包装依据者。 5、 参考文件： 5.1《品质记录程序》 6、 作业流程图： 无 7、 作业内容： 7.1文件编码系统： 7.1.1 ISO文件编码原则： □ □— □— □□口 流水号（001~999） 文件阶别（A、B、C、D） 部门代号（QA、PE…） 部门代号：依“部门编码表”？？ 文件阶别：以A、B、C、D分别表示第一至第四阶文件 流水号：各制订单位依阿拉伯数字（001~999）由小至大按顺序编号应用，不得重号； 注：若文件制订部门组织变动，原有文件编号需作废并更换为新文件编号。 7.1.2工程文件编码系统管理： 工程文件/图面编号依“技术图纸和资料管理规范”执行。？？ 7.2文件之版本/修订状态： 7.2.1文件版本用26个大写英文字母表示，文件的每个版本可作局部修订（如可以A1、A2… 等作为A版文件版次修订状态标识、B1、B2…等依此类推），A版文件第一次发行时版 次为A0版,以此类推。若26个英文字母排序完，则版本以AA、AB…排序类推。 7.2.2文件版本修订时，须整份文件做版本之变更，分发时亦整份分发。 7.2.3非管制文件若有需版本定义，则由各部门自行决定之。 7.3文件制订、修订、作废作业： 7.3.1视工作需要需制订或修订文件时，须经部门主管核准，并征求相关部门及文控中心意见， 达成统一后由提案人负责完成该份文件之审核工作 ，核准后之原稿交文控中心发行。文件 如与实际运作不符而需作废时，由制订部门提出并经相关部门主管达成统一意见后作 废，相关部门需将文件缴回文控中心，由文控中心回收并加盖作废章。 732各类品质记录表单之制订由制订单位按编码系统拟案，经核准后交由文控中心发行。 7.4文件分发、回收作业： 7.4.1文件发放时，由文控人员填写《文件分发一览表》，按发放范围/分发数量复印所需文件 并发放文件，接收人在《文件分发一览表》上签名并领取文件（受控文件须在复印件上 加盖红色“受控文件”章后方可分发），同时由文控员回收旧版失效/作废文件。 7.5文件之保存、销毁作业： 7.5.1各类品质文件之保存期限如无特殊规定外，一般保存期为一年，特殊情况另订之 （参 照《品质记录程序》）。 7.5.2凡经核准发行之管制性文件原稿一律由文控中心保管，并将发行记录登录于电脑资料中， 发行之副本文件则由各相关单位保管之。 7.5.3文控中心对于历次版本变更，修订及作废之原稿文件，在未定期销毁前，应妥善保管， 并加盖“作废”文件章以防误用。 7.6文件档案管理 7.6.1现场使用之文件须置于作业场所。 7.6.2各单位使用之管制性文件须有红色“受控文件”章，以确保文件使用之正确性。采 购及业务单位若对外界单位发行管制性文件时，须有对外发行管制表登录管制之。 7.6.3管制性文件如发现遗失、缺页、破损、字迹模糊现象，应经部门经理核准后向文控中心 申请补发，不得以影印方式自行处理，且缺页、破损或字迹模糊之原稿须缴回文控中 心。 7.6.4各单位应设立管制性文件之统一收发窗口，以便此类文件之执行，收发与管制工作。 7.6.5任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号（特殊紧急情况除外） 。 7.6.6文件借阅须征得文控中心同意后并记录方可。 7.6.7管制性文件计算机档案由文控中心及研发部专人负责保管、更新及维护。 7.7外来文件之管理： 7.7.1外部业界或客户提供之与品质系统相关可为本司参考使用之文件 ，资料由文控中心存盘 并列表管理。 7.7.2各部门管制之外来文件（与品质系统有关）交由文控中心统一管制发行。 7.7.3属文控中心管制之外来文件由文控中心加盖蓝色“参考文件”章管制发行。外来文件发 行时一般由送件单位指定分发单位及分发份数，其它单位若有需求，须向文控中心申 请补发。外来文件可转为内部文件管制发行，需作内部受控发行之外来文件发行时应 另加盖“外来文件”印章。 7.7.4对属于“技术型”外来文件资料统一由研发部管制。 7.8文件之管制： 7.8.1管制性文件之分发时，须确实由使用单位签收人签收。 7.8.2各单位若因组织变更或因工作需求而需增减文件分发份数时，需经原文件审批人核准后 由文控中心修正“文件分发一览表”，文控中心依据修正后之登记表进行文件分发。 7.8.3无效或过期之文件，应及时从所有使用地点移走。 7.9暂行文件制作与发行： 7.9.1暂行之时机： 7.9.1.1客户暂定之要求。 7.9.1.2因急需而暂时更改标准。 7.9.1.3研究开发中，尚未