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采购部标准作业流程 I ． 制定标准作业流程的原则 采购部连接着客户与供应商之间的供需链，也是贯彻客户意愿和外贸部决策的执行者。 为了加强部门之间、部门内部的沟通和执行力，特制定采购部作业流程和管理流程。 可以认为，制定本作业流程的原则是—— （1）加强客户与外贸、外贸与采购、采购与供应商之间的沟通，即督促采购任务正确、高 效地进行。 （2 ）加强采购部的执行能力，即督促采购人员按质按量按时地完成采购任务。 归结为两个词：沟通与执行力 II ． 采购标准流程的内容 采购部的作业流程，具体由三个部分组成： （1）询价报价流程、（2 ）下单跟单流程、（3 ）验货出货流程 在具体的工作之中，采购员要保持良好的工作习惯（具体见《成功的采购员所必备的八个习 惯》） 一． 询价报价流程 询价和报价，在采购员的个人电脑中，反映为“询价”和“报价”两个文件夹。 1．询价要求。询价要求由外贸员发出，必须是通过信件、雅虎通、要求采购员记录或者其 他书面形式作出，以便验证。采购员在收到询价要求后要立即“立案”，写入“看板”，最终 汇总到《采购员每日工作记录》并明确答复外贸员报价的时间。 所谓“立案”，是指（1）在电脑中创建“询价”文件夹，每日以日期为文件名创建文件夹， 并将询价要求（邮件、文件）保存到每天的文件夹中（例如：7.1 塑料汽车杯） 或者 （2 ）对于没有图片的在笔记本中详细记录下询价的内容。 2 ．比价询价。市场询价要在理解产品的基础上进行，多比较多测量，找准价格差，少做无 聊的评论（具体要求参考《采购询价的要求》）。采购员外出到市场询价，须填写《采购员外 出记录》。采购任务多而且市场分散的，在经主管同意、签字后中午可以继续留在市场。 3 ．报价。报价表在“报价”文件夹中完成，保存到每天的文件夹中（例如：7.1 塑料汽车 杯）。报价表的总体要求是“一步到位”，即尽可能反映出“价格差”和包装、现货等重要信 息，以便于客户确认比较，尽快下单。报价表尽量采用英文，照片拍摄要求合理（拍摄要求 参考《验货拍照的要求》）。报价表做出后，发给外贸员，必须是通过信件、雅虎通、要求外 贸员记录或者其他书面形式做出，养成及时回报的习惯。 4 ．推迟报价。对于当日没有完成的询价，采购员要在第二天的看板中列出，杜绝遗漏。并 且明确答复外贸员再次报价的时间。 二． 下单跟单流程 外贸部向客户发出的 S/C （SALES CONFIRMATION）一经客户确认，须通知采购部下单。 （外贸部需向采购部经理提供SC 复印件，但不向具体采购员提供 SC ）。 1．谈判下单。采购员在谈判之前须与外贸员、财务沟通好货款情况、开票情况、付款方式、 送货时间等细节。谈判过程中，采购员在相关经理（包括采购部经理、采购经理、外贸 经理）的辅导下，除了反复的讨价还价，还要确认以下要点：品质、包装、交货期、付 款条件。 谈判要求（1）多选一。在尽可能多的“后备供应商”中进行选择（2 ）谈判过程由双人 相互配合完成（3 ）综合考虑价格。从品质、包装、配合度、付款方式等角度来综合衡 量价格。 2 ．签订合同。为确保品质合乎客户的要求，合同（订单）中的“品质要求”和“包装要求” 由外贸经理或采购经理确定。因此采购员须在拟定合同之前先打一份合同草稿，向相关 的外贸经理或采购经理汇报产品的品质和包装细节，并提供样品。“品质要求”和“包 装要求”的基本原则是：细化、量化。即详细列出产品的价格差及其要求（如金属制品 的厚度、塑料制品的克重和石膏比例、容器状产品的容量）；详细列出包装的方式（单 个 PCS 或几 PCS 一套）、材质、厚度、印刷。严禁出现“品质良好”、“包装良好”等模 糊的要求。【合同中需要强调的两点：工厂在印刷外箱、彩盒、条码之前要先取得我司 的确认，没有经过我司确认导致的印刷错误，工厂无条件重印；】 为方便品管员进行验货，我司在《购货合同》之后增加了《验货单》。两者的“品质要 求”、“包装要求”均一致。《购货合同》和《验货单》一式三份，签字后，一份交采购部经 理，一份交供应商，第三份中的《购货合同》交财务，《验货单》交采购文员（采购文员依 此上报每日所下订单）。以上验货原则，适用于本地（包括办事处）验货。 3 ．标签唛头。谈判