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西安外国语大学办公管理系统 培训手册 长沙中力大方信息技术有限公司 2016 年 4 月 13 日 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 目 录 第一章 前期准备 2 1.1 安装 office 控件 2 1.2 安装 office 升级包 3 1.3 设置信任站点 4 第二章 系统基本操作 6 2.1 登陆系统 6 2.2 主界面介绍 7 2.3 文档页面介绍 9 2.4 功能模块 10 2.5 设置正文查看方式 10 2.6 修改密码 11 2.7 退出系统 12 第三章 学校发文操作案例 13 3.1 学校发文流程 13 3.2 文件起草 14 3.3 文件提交 16 3.4 文件处理 17 3.5 排版签章 20 3.6 文件下发 23 3.7 跟踪查询文件 24 第四章 会议室申请操作案例 27 4.1 会议室申请流程 27 4.2 会议室申请 28 4.3 提交申请 30 4.4 处理申请 31 第五章 办公邮件 33 5.1 写邮件 33 5.2 邮件管理 33 5.3 通讯录 35 第六章操作说明 35 6.1 操作理念 35 6.2 其他特殊操作 36 6.3 业务流程图 39 1页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 第一章 前期准备 推荐使用 IE 浏览器（ 8.0 版本以上）。使用前的必要条件： 1、计算机已安装 Office2003 完全版（或更高版本） 或 WPS； 2、 OA系统的地址： /; 3、 OA 系统的登陆账号及密码（登陆账号为工号，与一卡通 一致，初始密码为 123456）； 1.1安装 office 控件 第一步：打开 IE 浏览器，输入地址“ http:// ”访问 OA； 第二步：在登陆界面点击 “二维码与备用软件” ，点击“Office控件”下载并安装文件，如下图： 第三步：运行“ NtkoOfficeControlSetup.msi ”文件开始安 2页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 装，如下图： 第四步：单击“下一步” ，选择安装文件夹，按照提示完成安装，如下图： 1.2安装 office 升级包 如计算机 Office 版本为 2003，则必须安装该 office2007 兼 容补丁。 第一步：打开 IE 浏览器，输入地址 http:// 3页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 访问 OA； 第二步：点击“二维码与备用软件” ，点击“ Office2007 兼容补丁”下载安装文件； 第三步：运行“ FileFormatConverters.exe ”，按照提示完成安装。 1.3设置信任站点 第一步：打开 IE 浏览器，点击菜单栏的 “工具” —“ Internet 选项”，如图： 第二步：选择“安全”—“受信任站点”—“站点” ，添加 OA地址 为信任站点 . 完成后关闭页 面，并“确定” ，如图： 4页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 （说明：“对该区域中的所有站点要求服务器验证 （ https ）” 必须取消。） 5页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 第二章 系统基本操作 2.1登陆系统 第一步：打开 IE 浏览器，输入地址 http:// , 按“回车键”进入 OA登陆界面，如图： 第二步：输入用户名、密码、验证码（用户名为工号，与一 卡通一致，初始密码为 123456）。点击“登录”即可成功登陆 OA。如图： 6页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 2.2主界面介绍 快捷菜单：用户可在此区域点击快捷按钮进行修改密码，登陆办公邮件，报送系统问题以及系统注销等操作。 7页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 首页：点击可回到系统主页面； 办公邮件：点击进入邮件页面； 问题报送： 点击进入系统维护平台， 可报送系统使用中遇到的问题； 用户设置：点击进入修改个人基本信息； 导航菜单：用户可以快速进入各功能模块； ? 数据视窗： 用户在功能菜单中点击相对应的功能模块， 直 接出现对应功能模块的信息数据； 新建：在数据视窗中新建一条数据； 删除：在数据视窗中以选中一条记录后， 可以删除所选择的记录； 修改：在数据视窗中选中一条记录后， 可以修改所选择的记录； 搜索：点击此处可以指定搜索符合特定条件的记录； 帮助：打开系统帮助文档； 8页 西安外国语大学协作办公管理系统 - 培训手册 2.3文档页面介绍 退出：不保存，直接退出； 保存退出：保存并退出； 正文：进入文件编辑页面，可编辑文件内容； 提交：讲编辑好的文件提交给对应的用户； 处理：签署意见； 意见修改：修改已经签署的意见； 办结：终止流程，办结该文件； 流程记录：查看该文件的流转过程和处理情况； 取回：取回已经提