房地产企业文件控制程序.doc

文件控制程序 1.目的 通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。 2.范围 本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。 3.职责 3.1 工程部是文件控制的主管部门，主要负责： 指导、监督各部门对文件控制的执行情况； 质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。 3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作； 3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作； 3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。 4.控制程序 4.1 受控文件的范围： 4.1. 4.1. 4.1. 4.2 文件和资料的编制与审批 4.2. a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准； b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准； c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。 d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。 4.2.2 文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。 4.3 文件的标识与发放 4.3. 4.3. 4.3.3根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。 4.3.3 各部门资料员负责签收文件，填写“文件接收登记表 4.4 文件的更改 4.4.1 文件需要更改时，由更改部门填写“文件更改申请/通知单 4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单 4.4.3 各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改，在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母“G”加顺序数字表示，如“G 4.4. 4.5 文件的保存与回收 4.5. 4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。 4.5. 4.5.4文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖“作废”章予以标识。 4.6 外来文件的控制 4.6.1对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。 上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施； 工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。 项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。 4.6.2 各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。 4.7 项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。 4.8 总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。 4.9 总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。 4.10 总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。 4.11 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。 5.质量记录 5.1 QR05-01 文件发放登记表 5.2 QR05-02 文件接收登记表 5.3 QR05-03 文件借阅登记表 5.4 QR05-04 文件更改申请/通知单 5.5 QR05-05 受控文件清单 6.支持性文件 6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》 6.2 Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》 6.3 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》 6.4 Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》 6.5 Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》 6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理办法》 6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》