展务管理[整理].pdfVIP

展务管理方案 展前管理方案： 一．参展商预示卡 展前两个月根据根据参展商信息和数据， 制作具有展会特色的系列名片和胸卡， 在展会举办 前寄送至参展商手中。 二．观众登记（由于展会由非专业观众主导到专业观众主导，登记将分为两种方式） 为了了解更多关于专业观众的信息， 也为了更好的进行确认， 更为了为展会提供更为优质贴 心的服务，建立展会数据库， 便于这次展会的信息反馈以及下次展会的招展招商和宣传推广， 观众填写简单的观众登记表。 （由于展会由非专业观众主导到专业观众主导，观众登记表分 为专业观众预登记和非专业现场登记两种） 对于预登记的专业观众将在展会前优先收到展会 服务手册和资料，并发放专业观众参观证；现场登记的观众将现场发放资料。 三．参展商报到注册 报到注册是对资料库信息的校对与验证， 进行预注册过的参展商可以直接拿到自己的相关证 卡、资料等，未预注册的参展商在提交相关信息进行注册之后领取资料。 （资料由展会形象 识别的环保袋统一包装） 四．参展商申请服务管理 参展商在报到时可能申请其他服务，如住宿、饮食、旅游、租用某些设备等，对于参展商提 出的一些要求要做到妥善的处理与安排。 在预注册的时候就要实现确认需不需要住宿， 对于 需要住宿的可以统一安排在某个酒店， 并跟酒店商量好预留一些住房。 旅游的话可以免费为 参展商提供杭州地图，并适当联系一些旅游公司，为他们提供咨询服务等。 五．布展管理 1．确定布展时间： 年 月 号 2. 展台筹备 : 展台筹备核心 工作内容与要点 工作步骤 制定计划 制定详细计划，工作进度表，规定截止期，协调安排相互关联的工作 布置任务 将计划表发给展台人员，明确各自任务 .职权范围，工作期限，明确相关人 员和工作的前后衔接关系 监督 建立健全的检查监督机制，做好检查监督工作，确保展前工作的顺利进行 协调 出现问题，立即协调整理，确保工作顺利进行。特别是展位划线和现场展 位搭建协调工作，进行现场施工的管理和验收，做好现场的安保工作，消 防和安全检查，现场垃圾的清理和卫生的保持。 检查验收 对后勤，联络，展品运输，施工，宣传，公关，行政等工作都进行检查验 收，形成书面凭证。办理工商、消防、安保、海关等相关手续，办理外地 车辆进城证。 与展会指定的承建商和展品运输代理进行充分的协调与沟通， 保证布展现场不混乱，有秩序。 3 展台人员分配 : 种类 展台管理人员 维护展台工作秩序 ,保证展台工作效率 展台业务人员 接待观众 ,介绍展品 ,洽谈贸易 ,签订合同 展台辅助人员 辅助展示 ,维护展台秩序 ,维护展台安全整洁等 1 / 4 数量 小展出者 一个展台配备人员不少于 3 名 (可根据实际情况增减 ) 大展出者 每十平方米展出面积安排 1 名展台人员 ,(按需要再进行增 减 ) 素质 个性 外向型 ,能主动积极投入活动中 ,灵活性以及 ”外交手段 ” 体力 体质强 ,有一定的耐力 ,能适应高强度工作 条件 经验