会展现场管理事项[汇编].pdfVIP

会展现场服务与管理 会展现场服务是会展项目具体落实的直接反映， 因而十 分值得主办单位重视。同时，会展现场管理、控制和协调的内容 十分庞杂，如果处理不当， 任何一件小事都有可能发展成大问题。 所以， 主办方需要不断提高服务水平， 用优质的服务来回报会展 项目的各方参与人员。 1．观众登记和入场管理 观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好 秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。 为了提高工作效率， 绝大多数会展组织者都偏向与把预先登记的 观众和现场注册的观众分开， 有些展览会还进一步将现场注册的 观众分为两类， 即有名片和无名片的， 前者只需凭名片在观众登 记处办好相关手续就可以换取胸卡， 后者则要在主办方人员的指 导下填写登记表，然后再登记处办理手续。科学的观众登记，不 仅能保证观众迅速入场， 还有利于会展主办单位日后建立营销数 据库， 由此可见观众登记和入场管理的重要性。 另外值得一提的 是，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议 程牌， 这样无疑也便于人们， 尤其是现场注册的观众预先了解展 览会的总体结构和主要活动安排。 2 ．参展商管理 展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣 1 / 8 传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加了部分参展企业 的名册； 还编制了含有参展企业名册的会展快讯， 派发给专业观 众、专业市场；又在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在 展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购 信息，为买卖双方搭建平台。 展中， 主办单位为展商提供增值服务， 有站家现场答疑会 和各类研讨会， 帮助企业解决生产管理中的难题； 有产销对接洽 谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新 技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举 行参展知识培训会， 对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如 何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。 同时，现场还安 排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。 展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一 界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道， 提高展会和企业的知名度。 3．现场广告管理 在一次大型会展活动中， 主办单位获取广告收入的渠道很 多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无 论采取什么样的广告载体， 会展主办单位都必须指定明确、 统一 的广告政策， 做到对所有参展商一视同仁。