记录管理控制程序(安全部).docx

记录管理控制程序 目的 为了通过对职业健康安全管理体系记录的标识、保管、保护、 检索和处置进行控制，以证实体系的 各项活动符合法律、 法规与管理体系标准的相关要求，为体系有效运行提供客观证据。 同时，为实现安 全管理的可追溯性，为体系的持续改进和采取纠正与预防措施提供依据，特制定本程序。 范围 本程序规定了职业健康安全管理体系运行中所有记录的管理控制要求。 本程序适用于公司各单位。 术语 记录 与职业健康安全体系相关的记录。如培训记录、检查记录等。 职责 安全管理部 安全管理部是职业健康安全管理体系记录管理控制的归口管理部门，负责建立并保持《记录控 制程序》。 负责组织记录表格的审核。 负责监督、检查记录的控制情况。 各单位 负责本单位记录的标识、保管、保护、检索管理； 负责人负责本单位记录表格的审定及过期记录的处置。 工作程序 记录表格的制定 记录表格由各单位负责根据具体情况和行业的要求制定，并根据需要及时进行修订。 记录表格的标识、编目和启用 以名称和编号对记录表格作标识。 记录表格编号参照《标准化管理》和《管理制度（标准）管理》执行。 外来记录表格或行业已规定编号的记录，按原编号登记，不再重新进行编号。 记录的填写 记录填写时不得使用铅笔 （如档案管理有规定，按其执行） ，使用标准术语和法定计量单位，字 迹清晰，数字准确，内容完整正确，不得随意涂改。如因正当原因需修改时，可采用划改方式，划改人 应签字。 记录填写人应对记录中的每一个数据和文字内容的准确性、完整性及书面质量负责。 凡有审核、批准等要求的记录，在履行审核、批准手续后，该记录方能生效。 5.4 记录的整理、归档 各单位对须归档的记录按《档案管理》的要求整理后送交档案管理部门归档，并对本单位保存 的记录妥善保管。 5.5 记录的保管与保护 各单位负责各自记录的保管与保护；体系文件规定的记录在保管场所、保管期限、是否归档等 方面应做出明确规定。保管期限的规定应考虑国家和行业的要求，保管期限应在记录清单中明确。 采用电子媒体形式的记录可以硬盘拷贝或光盘拷贝的形式保管，对光盘拷贝予以标识，光盘应 有专人负责保管；用计算机保管的记录，以光盘备份为主，备份后的磁盘应每年进行一次整理或复制。 记录的保管环境条件要适宜，以防止记录的损坏、变质和丢失。以硬盘拷贝形式保管的记录还 应满足防外磁场的要求。 有传递要求的记录，在其程序文件中应明确传递路线和传递的要求。 安全管理部对所有程序文件涉及的记录的保管期限和保管地点，在《记录清单》中予以规定。 各单位要建立本单位的《记录清单》 ，安全管理部建立全公司的《记录清单》 。 记录的借 / 查阅 归档的记录需借阅或查阅时， 经管理部门负责人同意， 由借阅或查阅人员填写 《记录借 / 查阅登 记单》后进行借阅或查阅； 查阅人不得在借阅的记录上作任何标记，更不能涂改。 用户若要查阅，应根据合同规定，由部门主管领导批准后，方可查阅。合同有相关要求时，在 商定期内的记录可提供给供方或其代表查阅，但仍应执行以上两款规定。 记录的处置 凡超过保管期限的记录，经保管单位填写《记录销毁登记》且负责人批准后，由各单位进行销 毁处置。 5.7.2 记录销毁时应有两人在场，并在《记录销毁登记》上签名，处置方式可以采用烧毁、粉碎等。 6相关文件/支持性文件 《档案工作管理》 7 记录 7.1 记录清单 7.2 记录借/查阅登记表 7.3 记录销毁登记 8 流程图 记录制定、收集 1 T 记录的标识、编目和启用 1 记录填写 1 记录整理、归档 1 T 记录保管与保护 理 记录借/查阅 1 记录处置 1 f 开始 结束 9检查与考核 由安全管理部组织对该流程的执行情况进行检查，并依据检查结果对相关单位进行考核。 10 文件修改 文件更改记录 序号 更改通知单编号 更改日期 备注 11本标准由安全管理部起草并负责解释和修订 起草（修订）人 审核人 制定日期 修订记录  附件1 记录清单 序号 记录名称 记录编号 保管期限 保管单位 备注 单位负责人/日期 年 月 日 编制人/日期 年 月 日 说明：1.本档案需建立到工作场所。 2. 保存年限为永久保存。 附件2 记录借/查阅登记表 序 号 日期 名 称 借阅口 查阅口 借/查阅人 批准人 归还日期 填写人： 单位负责人： 年 月 日 说明：1.本档案需建立到记录保管单位。 2. 保存年限为归还日期后半年。 附件3 记录销毁清单 序 号 记录名称 记录编号 记录起止日期 份数 销毁日期 批准人/日期 年 月 日 执行人/日期 年 月 日 说明：1.本档案需建立到记录保管单位。 2. 保存年限为文件销毁后1年