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工程监理资料归档规定
1、编制目的
建设项目档案管理是工程管理的重要内容。 将工程监理过程中所形成的文件 (含电子文 件)按照有关规定及要求,进行规范化、标准化管理,并实现计算机存储检索、网络运行之 功能,更好地为电力工程监理和各项工作服务,特制定本规定。
2、编制依据
2.1 GB/T11822
《科学技术档案案卷构成的一般要求》
2.2 GB50319
《建设工程监理规范》
2.3 GB/T50328
《建设工程文件归档整理规范》
2.4 DA/T28
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
2.5 GB/T18894
3、适用范围及说明
《电子文件归档与管理规范》
本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、 110kV 以上输变电工程、房屋建筑及市政 建设工程所形成的监理资料的整理及归档。
本规定只对公司工程监理档案 (第 6 大类) 资料的整理和归档进行了规定, 不适用于其 他类别资料的整理和归档。
4、职责
经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。
各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。
质量安全部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。
5、工程监理资料整理、归档要求
总体要求
部门负责人(总监)应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交 工作,工程监理档案应在工程达标验收后 1 个月内向公司质量安全部全部移交。
5.1.2档案移交时同步移交纸质的 《监理归档文件总目录》(20806-N01 ) —份、卷内目录(附
录 B) 2 份(一份在卷内、一份在总目录后)放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码, 并将页码标注在总目录的备注栏内。
所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件,具体移交范围按《工程 监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》 (附录A)执行。
纸制文字性归档文件的质量要求
归档的工程监理文件应为原件。
监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。
工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
524工程文件载体应采用耐久性强的书写材料,如:碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪 色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5.2.5归档文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 (297mm< 210mm。
5.2.7文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
5.3电子档案的归档要求
5.3.1电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘,刻录、移 交均为一式两份,以确保数据安全。
5.3.2电子档案归档范围包括:
a)资料目录。包括《监理归档文件总目录》 (电子版)、《归档资料电子版目录》,格式要
求为EXECL格式;
归档资料电子版目录(execL格式)格式如下:
归档资料电子版目录(EXECL格式)
柜号
档号
卷内目录
序号
责任者
案卷(文件)题名
025-650-001
1
XXX
XXXXXX
注:除“柜号”项不填外,其他项目由监理部填写完整。
b) 监理策划文件,包括:监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件;
c) 监理报告及记录文件,包括:工程质量评估报告、监理工作总结,专业、阶段、专题
性报告,监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料;
TOC \o "1-5" \h \z d) 工程影像资料文件。归档要求见 5.4。
e) 纸质档案电子扫描件。归档要求见 5.5。
5.3.3电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》 (附录A)
制定,并按以下要求进行组卷:
电子文件档案按一级目录(类目名称)进行组卷,档号省略三级分类号。如“ 025
号”项目的电子文件档案第一卷档号为“ 025-66-001 ”,档号标记在光盘包装盒上。
光盘内档案资料逐级建立文件夹,一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案
的组卷、分类及保管期限一览表》 (附录A)中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档
范围名称”组成,例如“ 025号”项目“监理策划文件”电子文件档案文件夹名为“ 025-监
理策划文件”。若同类文件占用空间过大,需存储在不同光盘上的,可将该类文件分若干文 件夹存储,文件夹名按先后顺序编制流水号,例如“ 025号”项目“纸质档案电子扫描件”
分为若干文件夹存储在不同光盘上,各文件夹名依次为“ 025-纸质档案电子扫描件(1) ”、
现象(时间、场所、人物、多视角观察记录)
现象(时间、场所、人物、多视角观察记录)
“025-纸质档案电子扫描件(2)”等。
二级文件夹建立规则为:
a) “资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。
b) “监理策划文件”、“监
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