司文字2009-13-办公例会管理制度.docVIP

本文件归深圳市铭志得机械科技有限公司所有，未经批准，不得复制 深圳市铭志得机械科技有限公司 ZHENZHEN MINGZHIDE MACHINERY TECHNOLOGY CO.,LTD 办公例会管理制度 文件编号：司文字2009-13 版 本 号：1.0 生效日期：2009-10-23 编　制： 部 门： 会　审： 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 标准化： 批 准： 　（文件专用章） 文件控制号： 文件修订页 版本 条款 更改说明 拟制 更改日期 批准 文件名称：办公例会管理制度 内部公开·注意保管 文件编号：司文字2009-13 版本1.0 本文件归深圳市铭志得机械科技有限公司所有，未经批准，不得复制 第page 5页，共 NUMPAGES 6页 1 目的 本制度旨在督促铭志得公司对其各项管理工作进行定期检查跟踪，发现存在的问题并及时改进，加强公司内部各部门工作的沟通，规范公司管理，特制定本制度。 2 范围 本制度适用于铭志得公司的办公例会管理（不包括临时会议）。 3 职责 本制度由行政部负责解释及监督执行。 4 内容 4.1 会议分类 4.1.1 总经理办公例会 4.1.1.1 会议组织：公司行政 4.1.1.2 会议召集及主持人：公司董事长（总经理），总经理若因公出差无法主持时，则指定公司高级干部代行职权。 4.1.1.3 会议周期和时间：例会分周、月、季、年度会议，周会为每周第一个工作日早上10：30分召开；月（季、年）度会议为每月（季、年）第一个周会，；会议时间应控制在0.5～2小时之内 4.1.1.4 会议地点：公司办公楼二楼会议室。（或另选会议地点） 4.1.1.5 会议参加人：公司管理人员。 4.1.1.6 列席人员：视事实需要，可让其他有关人员出席。 4.1.1.7 会议内容 4.1.1.7.1 周例会总经理与管理人员内部的沟通、协调和上周工作总结、本周工作计划安排等； 4.1.1.7.2 月（季、年）度会议 4.1.1.7.2.1 各部门报告本月（季、年）度的工作内容、下月（季、年）度工作计划和需要及时解决的问题； 4.1.1.7.2.2 总经理综合总结本月（季、年）度的工作情况，根据各部门存在问题，做出解决、指导、协调、建议；制定下月（季、年）度工作计划。 4.1.1.7.2.3 其他临时问题； 4.1.1.7.2.4 总经理做出月、季、年度相应决策。 4.1.1.8 会议记录人：行政部文员。 4.1.2 部门工作例会 包括生产部、业务部、质控部、工程部、行政部、采购部、财务部、计划部 4.1.2.1 会议召集及主持人：部门经理或部门经理指定人员。 4.1.2.2 会议参加人：部门所有人员。 4.1.2.3 列席人员：视事实需要，可邀请其他部门人员。 4.1.2.4 会议内容： 4.1.2.4.1 协调部门内部工作开展，对工作中的问题及时发现，及时解决。 4.1.2.4.2 所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决。 4.1.2.4.3 明确部门工作在公司整体经营活动中的进展状况，及时总结工作的经验教训并制定下期工作计划。 4.1.2.5 会议记录：部门文职人员 4.1.2.6 会议时间：时间由部门经理自行安排。每周至少2次。 4.1.3 公司全体会 4.1.3.1 会议主持人：公司总经理或者总经理指定人员。 4.1.3.2 会议参加人：公司全体人员。 4.1.3.3 列席人员：视事实需要，可邀请公司外部人员。 4.1.3.4 会议内容： 4.1.3.4.1 公司营运状况，日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通。 4.1.3.4.2 公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理。 4.1.3.5 会议记录人：行政部文员。 4.1.3.6 会议时间：时间为每月初5日内。 4.2 会议程序 4.2.1 各例会组织者负责会议通知、会议地点(会议室)、时间安排、所需文字材料等的准备工作。工作周例会应在召开前10分钟就绪；月（季、年）会议应在会议召开前3日就绪。 4.2.2 与会人员必须严格遵守会议时间，应尽量提前到达开会地点，如有特殊原因临时不能与会者，应提前通知组织者。 4.2.3 会议内容的跟踪落实：与会人员及各相关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作，并及时向董事长（总经理）、分管领导或有关负责人汇报工作进展情况。 4.3 会议记录 各例会文员负责做好会议内容记录，会后整理《会议纪要》