基本建设项目档案的整理方法（2020年10月整理）.pdf

学 海 无 涯 基本建设项目档案的整理方法 一、基本建设项目档案的概念 基本建设项目档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、 可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备 到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材 料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。 二、基本建设项目文件的整理 ㈠、基本建设项目文件(以下简称基建档案)的归档范围和 保管期限表（详见附表） 整理基建档案注意的事项： 1、应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、图 纸及其他载体作为归档范围的主体： 2、划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线，不要将 科技资料列入基本建设文件材料范围内归档； 3、基本建设文件材料的原件由建设单位归档，施工单位归 档用复印件。 ㈡、归档时间： 1、各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向 建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档； 2、大、中型项目建设，按阶段归档。 1 -- 学 海 无 涯 ㈢、归档要求 1、归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动 的真实情况； 2、归档文件材料必须齐全、完整； 3、归档文件材料应选用优质的制成材料，纸张规格尺寸要 统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写， 总之书写材料应符合耐久性要求。 ㈣、整理的原则及分类要求： 1、基建档案整理的基本原则：遵循项目文件的自然形成规 律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科学、组 卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、基建档案材料的分类要求： ⑴类目明确、层次清楚、简明： 类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个 层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。比如：城市基建工程档 案，可先按不同性质的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工 程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类；然后再在每种建筑 工程类下，直接以工程项目(或单项工程)划分为属类。如果工程 项目较多，也可以在每种建筑工程类下，先按地理区划或建筑用 途(如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公 楼、住宅等)划分为属类，在属类下再按工程项目(或单项工程) 划分为小类。类和属类一般不益划得过多。类和属类的层次划得 2 -- 学 海 无 涯 过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律，割裂 文件材料固有的内在联系，不便于保管和利用。 ⑵分类标准一致 分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划 分的依据是相同的。只有分类标准一致，基建档案划分的类或属 类才会层次清楚，条理明晰，有利于编目工作的进行，也方便保 管和利用。比如基建档案，可以按工程项目分类，也可以按专业 来分类。如果按工程项目分类，就应当全部按工程项目分类，这 就是分类标准一致。如果一部分按工程项目分类，另一部分按专 业分类，这就是分类标准不一致。又如矿产的地质勘探档案，可 以按地区（省、市、自治区）分类，也可以按矿种(金、银、铜、 铁、煤等)分类，这叫做分类标准一致。如果一部分按地区分类， 另一部分又按矿种分类，这就叫做分类标准不一致。在划分类和 属类时，在同一层里同时使用两个分类标准，势必使档案的整理 发生混乱，不便于进行编目、保存和利用。 ⑶类与类之间不交叉、不重叠。 类与类之间的归档材料，不能互相交叉。如城市基建工程 档案，市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑 工程类；又如类与类之间的材料不能重复。 3、制定分类方案或分类大纲 分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件，也可以叫 做分类指南。是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和属