商务会议流程大纲纲要.docx

商务会议流程 一、沟通准备： 就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑，按时做出 2 种以上合适的方案供选择。 二、会议策划： 根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。 并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。 三、实地考察： 根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。 四、合作确认： 双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式 精选文库 确认双方的责任、权利和义务。 五、协议执行： 协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭据。 六、会议结算： 会议结束后，承办方财务将会议的相关单据分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认，按照协议约定结清款项。 商务会议策划 一、会场预约 我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划 ;我们将根据会议的级别 ,为您选择会议举办地 ;我 -- 2 精选文库 们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点 ;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。 二、负责会场的布局，设备安装调 试 我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节； 我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 三、印刷材料的设计制作 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务 ;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案 ;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷 ;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。 -- 3 精选文库 四、参会者的接送 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆 ;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。 五、参会者的餐饮 我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等 ;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。 六、参会者业余时间的安排 我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式 ;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行 ;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。 商务会议方案 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪 -- 4 精选文库 要求也不同。 首先是会议的筹备工作。 ●根据会议规模，确定接待规格。 ●发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字 -- 5 精选文库 的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。 ●选择会场。 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人 数太少，空下的座位太多，松松散散， 给与会者一种不景气的感觉； 会场太小， 人数过多，挤在一起，像乡下人赶集， 不仅显得小气，而且也根本无法把会开 好。所以，英国的首相丘吉尔曾说： “绝 对不用太大的房间，而只要一个大小正 好的房间。 ” 第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所 -- 6 精选文库 较近一些，免得与会者来回奔波。 第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为 “上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为 “这回也会同样顺利 ”。否则，可能会造成损失。 第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞 ”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。 ●会场的布置。 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的