424记录控制程序.docxVIP

版本码：A文件编号： 版本码：A 程序文件 峻记录控制程序 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 受控状态： 受控号： 2009/09/28 发布 2009/10/01 实施 程序 文件 记录控制程序 版本码：A 文件编 r n QG/JL 424 第1页 共3页 1目的和范围 本程序为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记 录，得到控制。规定了记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所 需的控制。记录应保持清晰、易于识别和检索。 本程序适用于公司质量管理体系的管理文件进行控制。 2引用文件 2.1 QG/JL423A 〈〈管理文件控制程序》 3职责 3.1总师室负责汇总、编制“记录表式一览表” （JL424附1）。 3.2各部门在编制程序性文件时，应设定必须的记录表格，以查核执行 情况，发生异常情况，便于质量追溯。 3.3各部门有关人员按质量活动要求填写记录，并确保其完整性和有效性。 3.4各部门文档员负责收集、整理和保管本部门的记录。 4程序 4.1记录形式及标识 4.1.1记录形式采用表格形式、文字形式，公司中记录的任何形式均属 文件范畴。 4.1.2记录表式的标识按下列规定进行编号易于检索： a.程序文件产生的记录表式编号： JL x x x - x x 记录表式顺序号 标准条款号 公司代号 1 ￡ 程序 文件 记录控制程序 版本码：A 文件编号 QG/JL 424 第2页 共3页 b.支持性文件产生的记录表式编号: JL/xxx —xx Z x 记录表式顺序号 支持性文件记录表式 支持性文件序号 4.2记录填写要求 4.2.1所有记录必须填写准确完整、字迹清晰。 4.2.2如因笔误或计算错误需要更改原始记录时划改后必须签章。 4.3贮存、保护 4.3.1各部门文档员负责收集记录，按日期顺序整理，装订成册或装入 文件夹，并负责保管，防止丢失。 4.3.2记录应存放在箱、柜等器具内，并采用适当的防潮、防蛀措施， 如在器具内放置干燥剂、防蛀剂。 4.4检索 4.4.1总师室编制“记录表式一览表” （JL424-附1）,发放各部门，以 便检索。 4.4.2各部门在装订记录时，加一页封页，封页上写明记录的表式名称 和记录的起止时间。 4.5保存期限 4.5.1记录保存期限规定见“记录表式一览表” （JL424P付1）。 4.5.2合同规定或法规要求时，按照合同规定或法规要求执行。 4.6处置 保存期限已过的记录，由各保存部门按〈〈管理文件控制程序》中4.8条 款处置。 4.7记录表式需要更改，按〈〈管理文件控制程序》 4.5、4.6条款中的要 Mm程序 BE文件 记录控制程序 版本码：A 文件编号 QG/JL 424 第 3 页 共3页 求进行。 5 记录表式 本程序无记录表式。 6附录 6.1 JL424-附1 记录表式一览表  上海俊乐制冷白控元件有限公司 记录表式^览表 文件名称 表式编p 记录表式名称 保管部门 期限 QG/ JL423A 管理文件控制程序 JL423A-01 文件发放、回收记录单 总师室 长期 JL423A-02 管理文件更改单 总师室 长期 JL423A-03 管理文件更改一览表 总师室 长期 JL423A-04 文件更换签收单 总师室 长期 JL423A-05 文件销毁活单 总师室 三年 JL423A-06 文件归档登记表 总师室 长期 JL423A-07 文件借阅登记表 总师室 长期 JL423A-附 1 文件分发活单 总师室 长期 JL423A-附 2 印章留鉴一览表 总师室 长期 QG/ JL423B JL423B-01 技术文件发放表 技术部 长期 JL423B-02 技术文件发放签收表 技术部 长期 JL423B-03 技术文件更改单 技术部; 长期 技木乂件比市U柱斤 JL423B-04 技术文件更改一览表 技术部 长期 JL423B-05 技术通知单 技术部 四年 QG/ JL423A 记录控制程序 JL423B-附 1 记录表式一览表 各部门 长期 QG/ JL553 内部沟通程序 JL553-01 信息单 各部门 按需 JL553-02 内部沟通记录 各部门 按需 QG/ JL560 管理评审程序 JL560-01 管理评审计划 管理者代表 三年 JL560-02 管理评审会议记录 管理者代表1 三年 JL560-03 管理评审告 管理者代表 三年 QG/ JL620 人力资源控制程序 JL620-01 年度培训计划 总师室 三年 JL620-02 培训记录表 总师室 三年 JL620-03 培训签到表 总师室 三年 JL620-04 员工培训、教育、技能和经验档案卡 总师室 长期 JL620-05 培训有效性评价表 总师室 长期 JL620-06