房地产公司档案管理新规制度.docVIP

房地产企业档案管理制度 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为了加强企业档案系统管理,实现档案管理规范化、制度化,愈加好地为企业 各项工作服务,依据档案法和企业相关要求,结合企业实际情况,特制订本措施。 第二条 凡企业各部门、子企业在工作活动中形成,含有查考利用价值文件材料,必 须按要求定时向总企业机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已经有。 第二章 档案管理体制 第三条 企业档案工作实施统一领导,分级保管,分级查阅标准。其中:一级管理是指 企业综合部统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门档案资料管理工 作,由各部门指定人员专(兼)职本部门档案管理工作,或由综合部派驻专职人员帮助管理。 第四条 企业档案管理分散和集中。 1、和企业财务相关资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保留财务管理 方面文件资料复印件。 2、相关人事方面资料,由综合部人事专员保管。 3、属工程项目方面资料,由工程部保管,并于每三个月末将档案清单交到综合部档案管 理员立案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批图纸、批文或批件一律交由综合部归档 保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目完工档案立案后半个月内,把全部档案移交到 综合部档案室统一保管。 4、设计部负责工程图纸资料临时保管,并在每个月初第一个工作日向综合部档案室移交 上个月已办结资料,但属机密级以上资料应该在办结后立即移交。设计图纸原稿制作份 数依据协议约定及实际需要报请分管领导同意。 5、营销中心对外签定广告、策划协议,应该在签署完成时,即向综合部档案管理员移 交,本部门可视情况保留复印件。并在每个月初向综合部档案室移交已办结相关上个月市场调 查汇报,项目策划和广告,和销售策划方案方面资料。 6、销售协议档案管理:销售人员在协议签署完成后第一时间即向综合部档案管理员 移交一份售楼协议,编号永久保留。并在房管局办完手续,协议上加盖立案章(按揭贷款需再 加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼协议,和网上立案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上立案单和明码标价书对应原协议编号永久保留。待企业向用户交付房产 后,综合部档案室再将对应盖有立案章售楼协议移交给用户服务中心办理产权证,并最终 将此协议移交给房管局。 7、招标中心在第一时间将签署完成对外经济协议移交给综合部档案管理员保管,本部 门可视情况保留复印件。并在每一协议实施完成后,将相关签证单移交到财务部保留。 8、其它方面关键资料由综合部档案室直接归档保管。由企业对外签署经济协议,原 则上企业应保留两份原件,财务处和综合部各保留一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部 保留原件,综合部保留复印件(售楼协议除外) 。 9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件电子文档。归档范围外 请示、汇报、计划、总结及部分关键资料复印件等由各部门自行保管。 10、各子企业及事业部负责本单位档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完成后 2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。 第五条 各部门、单位形成文件材料标准上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理 人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, 而且每十二个月对二级档案管理进行一次检验验收。 第六条 各部门向综合部档案室移交档案时,要严格推行移交手续。资料管理员应保持相 对稳定,人员变动应立即通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办文件材料向 接办人员交接清楚,才能离职。 第三章 档案 归档范围 第七条 通常反应企业工作活动、含有查考利用价值公文、图纸、协议、技术资料、簿 册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等多种门类和多种载体档案均属归档范围。 1、部门(含部门)以上多种计划、方案、计划,多种重大决议、总结、汇报,和多种 关键通知、通报,及多种公文、会议纪要、大事记。 2、多种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。 3、各类工程检测、判定汇报。 4、多种协议书、协议书,多种技术资料,和多种设备档案及说明书。 5、企业年初财务预算汇报及年底财务汇报,多种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方 面文件材料。 6、企业多种审计汇报、资产评定汇报。 7、企业多种管理规章制度和人事档案。 8、企业多种注册、登记证件、政府批文,多种法律证照、公证文件。 9、企业多种电子图纸、图表及有保留价值电子文档。 10、企业重大奠基、庆典、新闻公布会等仪式和含相关键价值社会活动,及用于营 销策划广告照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。 11、企业发展大事记,和企业总经理亲自起草或修改关键文稿。 12、国家相关行业发展政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位来文等。 13、其它需要归档关键文件。 第四章 档案归