档案管理北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式.docxVIP

北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式 （北京市档案局 2007 年 2 月 2 日印发，京档发〔 2007〕3 号） 范围 本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、 照片档案、录音录像档案的目录数据库结构、使用说明与数据交换格式。 本标准适用于北京市各级综合档案馆档案目录数据库的建立和数据交换 , 专业档案馆和档案室可参照执行。 引用标准 GB/T 15418-94 档案分类标引规则 GB/T 11821-2002 照片档案管理规范 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 DA/T 33-2005 明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式 3 定义 3.1 档案目录 按照一定的次序编排而成的条目汇集 , 是档案管理、检索和报道的工具。 3.2 档案著录 在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 3.3 档案目录数据库 将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。 3.4 字段 描述著录条目中某一特定属性的数据单元。 3.5 字段名称 目录著录项目的内容和显示的中文名称。 3.6 字段名 字段名称的代码。 3.7 字段类型 是指数据字段的基本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。 3.8 字段长度 是指字段所包含字符的最大个数。 3.9 档案目录数据交换 是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、 光盘等作为载体所进行的跨平台、 跨系统的交换。 档案目录数据库结构及使用说明 本标准对各数据库使用说明的解释如有相同，不再重复。建库时，应包括表中所有所列字段名。 4.1 全宗索引数据库结构及使用说明 4.1.1 全宗索引数据库结构 全宗索引数据库结构表 字段名称 字段名 字段类型 字段长度 档案馆名称 DAGMC 字符型 20 全宗号 QZH 字符型 6 全宗名称 QZMC 字符型 254 曾用名称 CYMC 字符型 254 起始时间 QSSJ 字符型 8 终止时间 ZZSJ 字符型 8 4.1.2 全宗索引使用说明 4.1.2.1 档案馆名称：档案馆全称。 4.1.2.2 全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。全宗号由四位阿拉伯数字组成，不足位 数补“ 0”。 4.1.2.3 全宗名称：全宗构成者的名称，须用全称或通用简称。 4.1.2.4 曾用名称：全宗构成者所有曾用名称或通用简称 , 按时间顺序著录，曾用名称 之间用“、”号相隔，须用全称。 4.1.2.5 时间：用 8 位阿拉伯数字表示， 年代 4 位、月份 2 位、日期 2 位，“年”、“月”、 “日”省略，原文无法确定的时间补“ 0”。 4.2 案卷目录数据库结构及使用说明 4.2.1 案卷目录数据库结构 案卷目录数据库结构表 字段名称 字段名 字段类型 字段长度 档案馆名称 DAGMC 字符型 20 全宗号 QZH 字符型 6 目录号 MLH 字符型 8 案卷号 AJH 字符型 6 档号 DH 字符型 30 档案复制类型及编号 * DAFZH 字符型 100 案卷题名 AJTM 字符型 254 卷内文件起始时间 WQS 字符型 8 卷内文件终止时间 WZS 字符型 8 页数 YS 字符型 4 保管期限 BGQX 字符型 4 开放状态 KFZT 逻辑型 2 4.2.2 案卷目录使用说明 4.2.2.1 目录号：全宗内案卷目录类别的代号。目录号由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“ 0”。 4.2.2.2 案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。案卷号由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“ 0”。 4.2.2.3 档案复制类型及编号：与本卷档案有密切联系的其他载体档案的编号，如档案 缩微号、档案扫描号、电子文档号等。 4.2.2.4 案卷题名：案卷题名应揭示案卷档案的主要内容。一般应照录原案卷题名；案 卷没有题名或题名不能揭示案卷主要内容或过于冗长，应重新拟写题名或加以修改后再著录。案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。 4.2.2.5 卷内文件起始、终止时间：案卷内档案文件的起止时间。 4.2.2.6 页数：案卷内的总页数。 4.2.2.7 保管期限：案卷所划定的保管期限。 4.2.2.8 开放状态：案卷是否开放，如“是”或“否” 。 4.3 文书档案文件目录数据库结构及使用说明 4.3.1 文书档案文件目录数据库结构 文书档案文件目录数据库结构表 字段名称 字段名 字段类型 字段长度 档案馆名称 DAGMC 字符型 20 全宗号 QZH