档案管理档案归档及维护流程.docxVIP

档案归档及维护 范围 适用于公司依据《中华人民共和国档案法》及其它相关法律法规，收集、整理、维护、开发利用以及管理公司内部的十大类档案资料 控制目标 2.1 确保整个公司范围内档案管理网络的建立和健全 2.2 确保各部门的档案资料能够及时、规范的收归公司档案室 2.3 确保公司档案资料的销毁符合国家相关规定 主要控制点 3.1 档案室检查各部门移交的档案资料是否符合归档要求 3.2 公司档案主管部门经理审核档案销毁清单，并上报档案局备案 3.3 档案室与相关部门共同监督档案的销毁工作 特定政策 4.1 档案的分类、归档范围、立卷应按照国家、省、市有关规定执行及相关法律法规 4.2 分类、归档范围包括行政管理、经营管理、党群工作、生产技术管理、产品档案、科学研究档案、设备档案、基本建设档案、会计档案、干部职工档案等十大类，具体执行请参见国家档案局 1991 年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 4.3 集团各部、室、中心设兼职档案员 4.4 各部门技术人员和管理人员在工作中必须做好资料的收集、整理工作，及时交部门兼职档案员管理 4.5 党群工作类档案资料、行政管理类档案资料、经营管理类档案资料、生产技术管理类档案资料，要在第二年三月份以前向档案室移交完毕 4.6 产品类档案资料、科学技术管理类档案资料、基本建设类档案资料、设备仪器类档案资料分别在新产品验收、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、新购设备、仪器开箱时，由有关部门通知档案室参加，随时归档 4.7 会计档案资料、干部职工档案资料按国家财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和中组部颁布的《干部档案工作条例》的有关规定规定及时向档案室归档 4.8 工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时交本部门兼职档案员管理，再由兼职档案员按规定时间向档案室归档 5 档案归档及维护流程 C-15-03-001 步骤 涉及部门 步骤说明 1 部门综合管理 收集整理日常档案，包括在技术改造项目竣工验收、新 员或兼职档案 设备仪器开箱、引进项目验收等过程中接收和整理所有 员 档案资料 2 部门综合管理 按归档的时间要求将部门的档案资料移交公司档案室 员或兼职档案 员 3 办公室机要管 检查上交的档案材料是否符合归档要求，若档案材料不 理员 符合归档要求，返还相关部门，若档案材料符合归档要 求，与归档部门综合管理员或兼职档案员办理移交手续 检查上交的档案材料是否符合归档要求 4 办公室机要管 将档案分类、编号、立卷并确定保管期限和密级，编写 理员 档案目录，将档案入库上架 步骤 涉及部门 步骤说明 5 办公室机要管 对库存的十大类档案资料进行保管维护，按管理规定进 理员 行统计、清理、核对，并定期对档案进行鉴定工作 6 办公室机要管 对档案信息进行加工编研、开发利用理员 7 办公室机要管 按规定组织相关部门对到期档案进行销毁鉴定，编制销 理员 毁档案清单，递交档案主管部门经理 8 档案主管部门 审核销毁档案清单并签字经理 9 办公室机要管 将销毁档案清单报档案局备案理员 10 办公室机要管 根据销毁档案清单，共同监督销毁档案并签字理员