上市公司档案管理制度.docVIP

档案管理制度 一、总则 1.1 为加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，增强公司档 案的实用性和有效性，根据《中华人民共和国档案法》和公司有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。 1.2 各部门的领导应重视本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 1.3 公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指 导。 1.4 本制度适用于上虞吉龙化学建材有限公司各部门的档案管理。 二、归档范围 2.1 公司的规划、年度计划、总结、统计资料、财务审计、会计档案、综合 经营情况、人事档案、教育培训、劳动工资、会议记录、通知、决定、合同、委托书、协议、项目方案、工艺技术设计说明、质检分析等具有参考价值的文件资料。 三、档案管理 3.1 公司各部门指定专人负责各部门的资料管理。 3.2 档案管理员的职责： 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 四、资料归档要求 4.1 在档案资料归档时，由档案管理员及时收集应该归档的资料。 各部门负责人应积极配合与支持。 4.2 各部门的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。 1 / 9 凡机密以上级的文件必须把原件放入档案柜。 4.3 归档案卷的总要求 4.3.1 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 按照文件材料 “谁产生、谁收集、谁立卷 ”的原则分工负责。 4. 3.2 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 归档的项目档案应包括如下文件： 项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。 4. 3.3 在归档的文件材料中，应将每份文件原件与附件、复印件与定稿、请示 与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件保存在一起，不得分开保管。 4. 3.4 卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在 一起，即批复在前，请示在后；原件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 4. 3.5 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。 2 / 9 装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 4. 3.6 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式在卷内文件目录上逐件填写，对文件材料的名称不要随意更改和简化；没有名称应拟写名称： 没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写在《卷内备考表》内（表格详见附件）。 若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。 《备考表》应置卷尾。 4. 3.7 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在 复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 4. 3.8 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 4. 3.9 本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由办公室统一发 给。 4.4 资料的分类与归档 3 / 9 4.4.1 公司档案资料的分类按照部门分类。 4. 4.2 公司档案资料的归档每年一次，属于平时归档的不在此规定范围内。 4. 4.3 公司各部门应在每年 3 月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司办公室移交。 各部门向公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。 4. 4.4 各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。 4. 4.5 归档的文件材料按年度立卷，并保证归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数等系统均应齐全完整。 4. 4.6 坚持部门收集、管理文件材料制度。 各部门均应指定人员负责本部门的文件材料。 集中由公司统一建档管理。 4. 4.7 凡公司印发出的公文一律由行政部统一专人收集管理。 五、档案的借阅 5.1 总经理、副总经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手 续。 4 / 9 5.2 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅人办理借阅档案手续由部门负责人审核批准后方可借阅。 5.3 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司副总经理