永乐物业工作手册.pdf

永 乐 物 业 岗 位 工 作 手 册 办公制度 一、以认真负责的态度，严谨务实的作风做好本职工作，讲究 办公效率 二、保持办公室环境整洁，做到书籍、资料、用品等摆放有序， 整齐 三、严格遵守劳动纪律，外出办事应与同事打招呼，说明去向； 因故临时外出必须向部门主管请假 四、讲究文明礼貌，注重仪表仪容、形象，按规定着装。接待 来访客人，应热情主动，遇非职责管理范围内的按《首问责任制》 程序办理 五、办公时间要保持安静，不准擅自离岗、大声喧哗 六、爱护公共财物，勤俭节约 七、不准乱丢堆放杂物、随意张贴、随地吐痰及乱丢烟头、纸 屑、果皮等废物 八、办公工作结束后，必须进行整理清卫。检查所有办公设备、 切闭水电、关好门窗，并做好相应防范措施 会议制度 一、会议召开之前应确定议题，参会对象，准备好有关的会议 资料、文件 二、各种会议由召集者负责组织安排，并对出席对象提前发出 通知 三、会议出席者应安排好工作，准时到会，并带笔记本及相关 会议资料，如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假 四、会议坚持讲效率、开短会原则，发言者做到事先准备，简 明扼要，畅所欲言，使会议起到应有的效果 五、固定性会议为：物业部办公会议、公司经理办公会议、项 目区域办公会议、部门例会、班组例会 1、物业部办公会议，原则上每季度召开一次，参会对象为物业 部正、副经理、经理助理、各公司经理、物业部职能主管及相关人 员 2、公司经理办公会议，原则上每月召开一次，参会对象为公司 经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员 3、项目区域办公会议，于每月 10 号召开，参会对象为常务经 理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任 4、部门例会，于每旬第一个星期五召开，参会对象为正、副主 任、主任助理、班组长（负责人）以上 5、各班组每月至少组织 1 次例会，进行业务培训、学习（具体 时间由部门确定） 六、如遇特殊情况，另行通知召开会议。上一级别会议与本级 别会议在时间有冲突时，以上一级别会议为主，本级别会议作相应 时间调整 七、凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要， 经办公室整理后以文件形式印发并贯彻执行 八、开会时与会者应尊重他人发言，使会议正常进行，将手机 调至振动档或关机 保密制度 一、本制度是处理涉及机密的文件及其机要事项而制定 二、本规定中所称机要是指不得泄露事项，凡符合下列条款之 一者均属于此 1、关于重要决策或计划 2、关于人事问题 3、关于会议重要的讨论事项 4、关于业主或租户的档案资料 5、契约、协定或根据协商而决定的事项 6、特别指定的事项 三、机要文件按保密等级可分为以下三种： 1、秘密。不能向相关人员以外者公开 2、机密。不能向外公开 3、绝密。不能向特别指名的最小范围内的工作人员以及承办人 员以外者公开 四、机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门 的负责人负责 五、机要文件由其制发部门制成正、副本两份，一份由制发部 门分类加以保管，另一份由所管部门的负责人保管 六、机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发至有关部门时， 必须有收件人签字 七、机要文件来往传递（包括传真），应指定专人传接或采取亲 启信函方式进行