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怎样进行展览会策划 展览会前的准备工作 展览会的策划过程是一个综合而又复杂的 过程 , 并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。评价一场展览会的策划，而是要涉及到众多行业和部门的， 因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。 一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门， 为展览会的成功举办而铺路， 我们可以看到展览业促进了相关行业的发展， 同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。要求策划者本着以上实际出发， 真正意义上策划一场全面而又深度的展会。 二、项目经理制目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展， 及最后展出期间所遇到的问题的负责制。 项目经理策划会议的前期工作市场调研市场调研对于策划者来说， 尤其第一届展览会的策划特别重要。 对于首届策划会的开展具有以下缺陷： 、没有成功召开的经验和现有模式。 、没有创造出品牌 、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群 1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识。 2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应，相关资 料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行 性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。 场馆整体的因素： 1、硬环境的考虑： Α、场馆的交通是否便利； Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全 C、场馆的交通运输方式是怎样安排的 ① 是否有货运电梯 ②场馆仓库的库容量有多大 D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。 E 、研讨 会的场地安排 2、软环境的考虑 ①场馆内部保卫设施是否到位 ②场馆的停车场及休息场所是否合理 ③场馆的水电供应情况 ④场馆的卫生清理工作 ⑤会议期间场馆提供的相应服务 租赁方式一般分两种情况： 、以场馆实际建筑面积计算，按平方米 / 元/ 天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。 布展为两天，开展期为四天，也有安排五天或七天的。 2 、按场地实际搭建展位（标准 3*3）即每个展位 / 天/ 元计算总 体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方 支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的 30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求 支付 30 万的租金，因此这是策划展览的一项很大的费用投入。 第二部分 展会期间的组织协调工作 一、展览会布展期的工作安排 1、 设立场地前台接待 ⑴负责参展企业报到登记 ⑵根据参展报 名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认 ⑶派发参展企业在参 会期间的参会指南 ⑷进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大 体安排情况 2、酒店接待处 ⑴设立前台接待处 ⑵进行参展展商住宿登记 ⑶ 住宿表要求 a. 企业名称 b. 房间号码 c. 酒店联系电话 d. 房主姓名 ⒊场馆现场协调工作 ⑴负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工 ⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工 作 ⑶为企业协调现场租赁业务 ⑷根据企业报名表， 布置安排会场场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的） ⒋交通运输安排及搬运工作 ⑴企业运输展品的接待及装卸 ⑵ 搬运工作协调二、展览会的开幕式组织工作在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成， 准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。 1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单 、确定邀请参展企业的记者名录 3、开幕式的场地搭建要求 ⑴挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方 ⑵要求布展的庄重大方 ⑶要求放音设备到位 ⑷相关的礼仪及场地氛围设计要求 ⒋开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定要 求：简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心 ⒌开幕式时间建议为 10-15 分钟⒍开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的 安排工作三、展览会召开期间的组织工作展览会召开期间的所有工作。要求： ⒈做好大会的参观人数的统计、分类。⒉发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份 发放） ⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合 ⒋做好最后的中间人形象， 积极为企业牵线搭桥， 为企业服务 ⑴ 为企业提供洽谈间 （休息室） ⑵为企业提供签订合同场所 ⑶及时将参观者的信息反馈给企业 ⑷积极与企业沟通，了解企业的想法及要求 ⒌统计大会的成交额做好记录 ⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议 ⒎根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会四、撤展 展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时， 进行会场登记情况工作和出访工作。派送撤馆通知要求： 、保持馆内秩序 、要求每个参展商清理自己的展