连锁超市的公司采购管理的业务流程.doc

采购管理 连锁超市公司采购管理的业务流程 连锁超市公司在商品采购计划落实后，就进入采购作业的具体流程，如图 3-2。 供应商准入制度 ---- 供应商接待制度 ---- 签定采购合同 --- 下订单 - 商品质量监督 --- 付款 1．供应商准入制度 供应商准入制度的核心是对供应商资格的要求，包括供应商资金实力、技术条件、资信状况、生产能力等，这些基本资料要求供应商详细提供并通过相关资信评估机构的确认。 经审核，供应商资格达到标准后，超市公司采购人员应将本方对具体供货要求的要点向供应商提出，初步询问供应商是否接受。具体要点包括：商品的质量和包装要求；商品的送货、配货和退货要求；商品的付款要求等等。 2．供应商接待制度 为了规范采购行为，超市公司应制定与供应商接待制度，以保证顺畅的沟通渠道，接待地点应在公司采购业务部供应商接待室，双方洽谈内容应紧紧围绕采购计划、促销计划来进行。采购计划包括各类别商品的总量目标及比例结构、周转率、进货标准、退换货条件，以及背后服务保证等；促销计划包括确认厂商是否参加促销活动、时间安排、促销方式、优惠幅度等。这些谈判内容再加上违约责任、合同变更与解除条 件，以及其他合同中必须具备的内容，即形成采购合同。 3．签订采购合同 采购合同中有八个方面是必备的条款： 每个品种的单位交易量。其中包括全公司一次的交易量，一年中每一次的交易量，每一年有何增长率等。 整体交易额。包括每一次、一个月、一个季度、一年的总交易额情况，每年有何增长率等。 货款支付方式。包括银行转账及期票或运期支票方式选择，结算截止日和结算支付日，代销、委托销售需附的特殊条件等。 运输方法。包括运输费和包装费由谁承担，运输距离，送货频率，指定的交易时间，货品包装及包装单位，运输时所选的车种等质量管理程度，卸货时的方式和数量等。 交货期限。 给公司回扣的支付条件。 退货的正当条件。 促销服务事项。 4．下订单 订单这项工作由采购部的货架管理员与里手共同履行，订单量的大 小取决于铺贷方式。对于一项新商品，如果采取单店铺货方式，则可以 最大范围地规避风险，但是促销影响力很小，市场对该商品的接受过程 将会很长；如果采取多店铺货的方式，则促销影响面广，有可能短期内 成为超市的主力商品，但是也存在很大经营风险。 因此，订单量的确定需要在周密的市场预测的基础上进行，不可随 意行动，以免为超市经营带来不必要的损失。 5．商品质量监控 对进货商品进行质量监控是超市一项重要性工作，质量监控通过验收工作来实现， 由于验收是超市经营的关键一环，其人员的选任除了 需要良好的忠诚度外，还要对商 品的特性、品质及相关法规等有充分认识才能胜任。验收的权责如下： ·商品数量的检查事项； ·商品质量、规格的检查事项； ·商品内容、成分的检查事项； ·商品制造商、进口商、地址及电话的检查事项； ·进货厂商送货车辆的温度、卫生情况的检查事项； ·进货厂商发票与送货内容的检查事项； ·退换货的检查事项； ·送货人员的检查事项； ·其他有关验收业务的处理事项。 6．付款 财务部门依据采购合同实际履行情况支付货款。 超级市场如何做好采购工作 做好商品采购，先要确定商品定位。要明确目标顾客是哪些，选择什么样的商品才能满足这些目标顾客的需求。 采购商品时，采购员不仅负责制订销售与采购的计划、采购商品、 收集有关信息等工作，还应负责商品业务管理、促销、业务管理，以及 做出预算成绩并予以协调，就商品知识培训营业人员等。 超市所经营的商品十分庞杂，这些数以千万计商品的销售状况都会 随着种种因素变化而有所变化，采购人员必须针对这些变动因素，进行 科学分析，准确预测销售趋势，然后决定适当的订货量。对采购作业采 取针对一系列参考指标加以评估，从而达到有效控制采购环节的作用。 见表 3-1 ， 3-2 。 表 3-1 阻碍超市采购效率的八大要因 针对以上要因，合格的采购人员应该从以下方面作好自我考核： 表 3-2 采购人员自我考核表 解百优化采购流程，推动连锁经营 -------------------------------------------------------------- ----------------- 1995 年，杭州解百集团股份有限公司开始发展超市连锁经营。在 发展过程中，积极借鉴吸收国内外连锁经营的成功经验，摸索出了一条 切实可行的连锁发展之路。 一、落实组织机构，规范采购流程 在采购和配送方面，解百集团制定了一套较为规范的操作流程和配 套的组织机构与规章制度，把加强商品采购管理放到极其重要的位置。 设立了专门的采供部，下设专职采购人员和三信员。采购人员由一批综 合素质较强、具有一定的经营管理意识、市场意识和公关谈判技巧的人 员组成，负责新渠道引进和新产品引进；三信员