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职位分析与效率手册 制度经济学大师科斯认为， 人力资本是一种特殊的资源， 他的开发和利用完全掌握在所 有者手中，只有激励才能加以调度。但如何开发和利用人力资源， 尤其是在我国国有企业的 具体实践中，可谓仁者见仁、智者见智。 笔者在调查中发现，目前我国国有企业中的管理无 序状况依然普遍存在。许多管理人员对应该做什么、如何去做，最多只有一个模糊的概念； 许多管理人员的职位标准和程序不清， 导致随心所欲地安排工作， 使很多工作事务不能得到 及时妥善地处理。为什么会出现这些问题呢？很显然， 是单位的人力资源管理出了问题， 其 中的关键问题就是职位分析。职位分析是企业人力资源管理最基础的工作， 是企业实现科学 管理的一个重要环节。做好职位分析与说明，并让管理者谨记在心，以此强化单位的管理， 是人力资源管理中亟待解决的一个十分重要的问题。 笔者认为，从职位分析做起，编制员工 工作效率手册，是一个非常好的解决方案，而且这种方法已经得到了实践验证。 一、职位分析的步骤与方法 1职位分析的基本概念。职位分析是指，对组织中各项特定职位的性质、内容、任务 和责任进行分析研究并做出明确的规定， 同时又对承担和完成这些工作的人员所具有的素质 与能力做出明确规定， 最终形成一系列职位说明书的过程。 职位分析是人力资源开发与管理 的必要环节，它为企业员工工作评估、人员考核等工作奠定了基础。 2职位分析的内容。职位分析包括下述两个方面的内容：一是职位描述。职位描述是 要通过职位调查，在取得有关信息的基础上，对工作岗位的名称、性质、任务、程序、内外 部环境和条件等内容做出比较系统的描述， 并加以规范化。职务描述一般包括所设计职位的 目的、职责、职称、上下级之间的关系、职权等。二是找出任职的各项要求，即任职资格说 明。任职说明对任职人员提出生理、心理要求和其他一般要求。例如，对外贸部经理，要求 35岁以下，大专以上学历，良好的中英文沟能力，2至3年的国际贸易相关工作经验等具体 要求，这就属于任职说明中的一般要求。对不同的职位，还有不同的生理要求， 包括健康 状况、体力、感官灵敏度等。不同的心理要求主要有：观察能力、记忆能力、理解能力、数 理分析能力、性格、气质、态度、合作精神等。当然，职务分析也不能过于苛求，而是要将 其经常化、战略化、超前化，从而更好地发挥职务分析的基础性作用， 不断增强国有企业人 力资源管理的适应性。 3职位分析的运作过程。在人力资源开发和管理的实践中我们意识到，职位分析是一 项技术性很强的工作， 需要周密的准备；同时还需要具有与组织人事管理活动相匹配的科学 操作程序。 准备。这个过程主要是确定职位分析的目的、组建工作小组等。具体内容如下： 一是明确职位分析的目的。职位分析的目的不同，具体的信息收集内容及其组合也就不同。 因此，进行职位分析首先要明确目的，有的放矢。 二是建立职位分析小组。 小组成员通常是 由企业内部的分析专家组成。 所谓分析专家，是指企业内具有分析专长， 并对组织内各项职 务有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后，赋予他们进行分析活动的权限， 以保证分析 工作的协调和顺利进行。 三是明确分析的对象。 为保证分析结果的正确性， 应该选择有代表 性、典型性的职位。如果在次要、无代表意义的职位上纠缠不清，必然浪费大量财力、物力 和时间。四是建立良好的工作关系。给员工充分“预热” ，求得他们的理解和支持，建立友 好的合作关系。 信息收集。职务分析的大量活动是收集相关信息，这些信息是后两个阶段工作的 依据，应全面、客观、准确。具体要求有：一是选择正确的信息来源。信息的收集是多方面 的，不同层次的信息源提供的信息存在可信度上的差别， 职位分析人员应该站在公正的角度 收集不同信息，不能心存偏见，确保信息的真实性。二是要灵活运用各种方法。职务分析方 法多种多样，有观察法、面谈法、实验法、问卷法、参与法等。这些技术方法各有优劣，在 实际运用过程中，应结合调查对象加以选择，既可采用其中一种方法，也可多种方法并用。 三是详细编制调查提纲和问卷。包括职务内容、责任、职务经验、适合年龄、学历等，内容 上应具有综合性和典型性。 四是广泛收集与职务相关的各种信息， 无论直接相关的，还是间 接相关的，都要全面收集。 分析过程。分析过程是整个职位分析的核心，其主要工作是对第二阶段中收集到 的各项数据进行全面深入的分析判断和归纳。 具体步骤为：一是审核。对收集到的各种信息， 去粗取精，去伪存真。二是分析。对比各条信息，挑选出其中关键性的部分。三是归纳。主 要是对挑选出来的重要信息进行总结， 为职务分析报告的形成准备资料。 从分析的内容来看， 主要有：职位名称是否明确、职位的组织位置、职务权限、职务责任、与工作相关的知识水 平、教育和培训的多少等等。 职位描述