档案与档案实务 档案的检索 档案检索.pptVIP

祝学习进步！ 密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。密级前加“.—”号。 　保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。　 保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号，若已更改的，应著录新的保管期限。 3.密级与保管期限 　　时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.—”号。 文件形成时间　　一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。 4.时间项 时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。　　例1：.　　例2：. 历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。　　例：.—清乾隆10年9月26日 没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考征出形成时间后著录，并加“［］”号。　　 例：.— 文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”补之，再将考证出的时间附后，并加“［］”号。　　例1：.—1945□□□□　　例2：.—□□□□1209　　例3：.—19□□□204［193□1204］ 文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出时间附后，并加“［］”号。　　例：.19510105］ 文件形成时间考证不出时，著录为“.—□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其它时间，但应在附注项中说明。 若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“［］”号内。 文件起止日期　　以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“-”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。　　例：.19891015 载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征。 载体类型　　档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，其前加“.—”号。 5.载体形态项 载体形态 数量及单位　　数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。著录时其前加“：”号。　　例1：.—15页　　例2：.—唱片：3张 规格　　规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。　　例1：.—缩微平片：2张：105mm×148mm　　例2：.—录像磁带：5盒：3/4英寸　　例3：.—磁盘：4片：3.5英寸 附注项　　附注项著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。　　每一条附注均以“.—”号分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符。 6.附注与提要项 JD15211 　　　　　　　　　　　　 411001 　 　　　　　　　　　　　　　　　16-2-30　　　　　　　　　　　　　 92-1 　　　　　　　　　　　　　　　　 各省、自治区、直辖市1952年粮食产量统计表.—永久.19530520.—新疆区统计表因污渍大部分不清　　 1952年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量分省与综合累计统计粮食生产 统计 1952年 耕作面积 粮食产量 提要项　　提要项是对文件和案卷内容的简介，应反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)。　　提要在附注之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。提要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录。 A13?NJ4392 432001