行政办公人员必备技能培训.pdf

行政办公人员必备技能 行政办公人员需要具备哪些技能 • 礼仪接待的技能； • 收发处理各种函电、邮件和文件的技能； • 安排会务、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要的技能； • 拟写通用文案和一般工作报告的技能； • 做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能； • 文书档案收集、整理、归档和管理的技能。 • 管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机等办公设备的技能。 • 管理事情的能力 礼仪接待 • 一、仪态仪表礼仪 1、着装 ：工作时间着职业装或较为正式的服装， 不要奇装异服；。 2、站姿：抬头，颈挺直，下颌微收，双肩放松，两 腿并拢立直。身体避免倾斜或靠墙靠门。双手交搭 贴于腹部，挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大 方、精力充沛的印象。 3、行姿：行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。 上身正直，双肩平稳，不要左右摇晃。 4、坐姿：入坐时要轻稳，走到座位前，转身后退， 轻稳坐下。女子裙装入座时，应将裙向前收拢一下 再坐下。腰背挺直，两臂自然弯曲放在膝上，双腿 并拢。起立时，右脚向后收半步而后站立。 二、见面礼仪 1、握手：通常年长（尊）者先伸手后，另一方及时呼应。来访 时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相 握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时，时间一般 控制在3秒钟内。 2、介绍 介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身 份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长，内容宜 简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。 3、致意 表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱 帽等方式向相识的人打招呼。 三、谈话礼仪 三、谈话礼仪三、谈话礼仪 听对方想说的 1、问候根据彼此的关系问候“您好！”、“你好”、“早 上好”、“晚安”等，初次相识可说“您好，见到您很高 兴” 。 2、道歉做了不应该做的事，应及时道歉“对不起，实 在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了” 。或者是不经 意打扰别人应说：“对不起，打扰了”、“对不起，打断 一下”等。 3、应答“您不必客气”、“没关系，这是我应该做的”、 “照顾不周，请多指正” 。 4 、慰问“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦 了 说 说对 对方 方想 想听 听的 的 四、迎送接待礼仪 • 1、接站对远道而来的客人，要做好接站工 作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候， 接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高 举，以便客人辨认。 2、会面客人到达，应主动迎接，热情打招 呼。对长者或身体不太好的应上前挽扶，应 主动接过客人手中重物来。 3、入室陪客者应走在客人的左边，或走在 主陪人员和客人的身后，到达会客室门口， 应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在 场的有关人员。 4、送客按照接待时的规格对等送别。离开 时，应与客人热情话别。 五、表情仪态 1、待人热情诚恳，不献媚讨好，不挤眉弄 眼，不卑不亢。 2、兴高采烈时不欣喜若狂，不大呼小叫、 手舞足蹈。 3、表示厌恶时也不要伤别人的面子，避免 脸色难看。 4 、遇到烦恼、气愤之事，不忙于动怒悲 伤，应控制情绪，让自己平静下来。 5、冷若冰霜的表情相当于拒人千里之外， 应通过发自内心的关心和热情来促成双方 的沟通与合作。 6、善于运用微笑，微笑能使人的关系融 洽，矛盾缓解。 六、手势仪态 1、谈话时，手势不宜过多，动作不宜过大，更不能手 舞足蹈。传达信息时，手应保持静态，给人稳重之 2、拍拍打打、推推搡搡，抚摸对方或勾肩搭背，依偎 在别人的身体上等形为，是不符合礼仪的行为。 3、不能用食指指点别人，更不要用姆指指自己。说到 自己时，可以把手掌放在胸口上；说到别人时，一 般应用掌心向上，手指并拢伸展开进行表示