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行政办公人员必备技能
行政办公人员需要具备哪些技能
• 礼仪接待的技能;
• 收发处理各种函电、邮件和文件的技能;
• 安排会务、接洽工作,必要时做好会议记录和纪要的技能;
• 拟写通用文案和一般工作报告的技能;
• 做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能;
• 文书档案收集、整理、归档和管理的技能。
• 管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机等办公设备的技能。
• 管理事情的能力
礼仪接待
• 一、仪态仪表礼仪
1、着装 :工作时间着职业装或较为正式的服装,
不要奇装异服;。
2、站姿:抬头,颈挺直,下颌微收,双肩放松,两
腿并拢立直。身体避免倾斜或靠墙靠门。双手交搭
贴于腹部,挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大
方、精力充沛的印象。
3、行姿:行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。
上身正直,双肩平稳,不要左右摇晃。
4、坐姿:入坐时要轻稳,走到座位前,转身后退,
轻稳坐下。女子裙装入座时,应将裙向前收拢一下
再坐下。腰背挺直,两臂自然弯曲放在膝上,双腿
并拢。起立时,右脚向后收半步而后站立。
二、见面礼仪
1、握手:通常年长(尊)者先伸手后,另一方及时呼应。来访
时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相
握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时,时间一般
控制在3秒钟内。
2、介绍 介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身
份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长,内容宜
简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。
3、致意 表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱
帽等方式向相识的人打招呼。
三、谈话礼仪
三、谈话礼仪三、谈话礼仪 听对方想说的
1、问候根据彼此的关系问候“您好!”、“你好”、“早
上好”、“晚安”等,初次相识可说“您好,见到您很高
兴” 。
2、道歉做了不应该做的事,应及时道歉“对不起,实
在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了” 。或者是不经
意打扰别人应说:“对不起,打扰了”、“对不起,打断
一下”等。
3、应答“您不必客气”、“没关系,这是我应该做的”、
“照顾不周,请多指正” 。
4 、慰问“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦
了
说
说对
对方
方想
想听
听的
的
四、迎送接待礼仪
• 1、接站对远道而来的客人,要做好接站工
作,掌握客人到达的时间,保证提前迎候,
接站时,准备迎客牌,并在客人到达时高
举,以便客人辨认。
2、会面客人到达,应主动迎接,热情打招
呼。对长者或身体不太好的应上前挽扶,应
主动接过客人手中重物来。
3、入室陪客者应走在客人的左边,或走在
主陪人员和客人的身后,到达会客室门口,
应打开门,让客人先进,并把客人介绍给在
场的有关人员。
4、送客按照接待时的规格对等送别。离开
时,应与客人热情话别。
五、表情仪态
1、待人热情诚恳,不献媚讨好,不挤眉弄
眼,不卑不亢。
2、兴高采烈时不欣喜若狂,不大呼小叫、
手舞足蹈。
3、表示厌恶时也不要伤别人的面子,避免
脸色难看。
4 、遇到烦恼、气愤之事,不忙于动怒悲
伤,应控制情绪,让自己平静下来。
5、冷若冰霜的表情相当于拒人千里之外,
应通过发自内心的关心和热情来促成双方
的沟通与合作。
6、善于运用微笑,微笑能使人的关系融
洽,矛盾缓解。
六、手势仪态
1、谈话时,手势不宜过多,动作不宜过大,更不能手
舞足蹈。传达信息时,手应保持静态,给人稳重之
2、拍拍打打、推推搡搡,抚摸对方或勾肩搭背,依偎
在别人的身体上等形为,是不符合礼仪的行为。
3、不能用食指指点别人,更不要用姆指指自己。说到
自己时,可以把手掌放在胸口上;说到别人时,一
般应用掌心向上,手指并拢伸展开进行表示
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