第1章管理文秘导论.ppt

管 理 文 秘 主讲：商学院 张英红副教授 Tel，662239 E-mail:zhang06973@ 主要参考资料 1、黄卓才主编 《文秘管理与写作》 上海教育出版社 2005年9月 2、陆瑜芳主编 《办公室管理 》 复旦大学出版社 2005年12月 3、陆瑜芳主编 《 秘书学概论》复旦大学出版社 2005年9月 4、孙荣主编 《办公室管理》复旦大学出版社 2005年5月 5、《秘书工作》，月刊 6、嘉兴学院BB电子教育平台 管理文秘 第一章 导论 第一节 管理文秘概述 一、秘书概述 1.定义：专门从事办公室程序性工作、协助领导管理(处理政务及日常事务)，为领导决策及其实施提供咨询服务的人员. 2.适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构、社会团体等组织中，个人 3. 等级：初、中、高级 4.职业环境：办公室 5.职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力,办公室管理等。 文书、秘书、文秘 文书：主要是做记录、打字、文书制作、管理工作，兼作接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。 秘书与文书：秘书的地位、级别、待遇一般高于文书。此外，文书都在办公室工作，是集体为机关、企事业、社会团体等服务，为领导服务，且秘书中有一部分人专门为某个领导、上司服务，秘书除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务，既要参与政务，又要管理事务。 文秘：涵盖了秘书和文书。一般我们将秘书、文书以及承担秘书工作的办公室人员统称为文秘人员，将秘书工作和文书工作统称为文秘工作或管理文秘、文秘管理。 秘书的类别 （1）从服务对象和经济来源划分为：公务秘书和私人秘书。 （2）从工作的分工或业务的侧重点划分为：文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、外文秘书、生活秘书、教学秘书、科研秘书等。 二、管理文秘含义、特性 （一）管理文秘是指文秘管理部门协助领导部门收集信息，出谋划策，协调关系，处理日常事务，以促使领导工作更有成效的一系列辅助管理活动。它是管理学的一般原理在文秘领域的特殊应用。 （二）管理文秘的特性 1.服务性：为直接的领导及相关的各级领导服务，为组织服务，为公众服务； 2.辅助性：精力辅助和智力辅助 3. 综合性：一是指管理对象广泛,管理活动内容庞杂;二是指其居于组织工作活动的中心地位。 4. 技术性：文书办理、办公室设备自动化、沟通都具有技术性。 5.事务性：指职能之外但却是实现职能所必须的例行性的、程序性的、辅助性的工作的总体。 三.管理文秘的工作任务 接待工作——日常、专门、团组 收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件 文书处理——使用电脑制作文件并办收发文 时间管理——自己、上司 会议组织——会前、会中、会后 信息管理——存、管、取 旅行安排——吃、住、行 对外公关——联络（外事）、参与活动 商务活动——营销、市场、税务、法律 四、管理文秘的作用 参谋作用：出谋划策，起智囊作用 助手作用：牵头不拿大，把关不当家，协调不作主。 耳目作用：耳目的延长 纽带作用 ：联系上下、内外 窗口的作用（示范作用）：良好的工作作风，良好的礼仪形象。 “不管部”作用：其他职能部门不管的工作，领导都可以安排给文秘部门做。包括：围绕中心工作产生的任务、突击性的任务、全面性任务或活动、为领导服务的其他工作 文秘管理的纽带作用示意图 五、管理文秘的原则 1、系统原则 2、服务第一原则 3、全面质量管理原则 4、时效性原则 5、经济性原则 六、管理文秘与领导的关系 在组织上，管理文秘与领导者是上下级关系。 在工作上，管理文秘与领导者是同志关系，不是主仆关系，无高低贵贱之分，只有分工不同，都是为人民服务。 在职能上，管理文秘与领导是主导辅助关系。 七、管理文秘发展的历史 我国从发轫到现在约有4000年历史； 古代的秘书官职和机构； 现代意义上的秘书工作。 新时期秘书工作的四个转变： 1、从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 2、从收发传递信息转变为综合处理信息； 3、从单凭老经验办事转变为实行科学管理； 4、从被动服务转变为力争主动服务。 管理文秘的一般规律 管理文秘活动的发展是随着社会经济和组织规模的发展而发展的。 管理文秘活动的核心是领导者的活动需求。 管理文秘活动是基本矛盾是辅助管理的需求与供给之间的对立与统一。 管理文秘的绩效最终体现在领导工作的绩效上。 管理文秘活动是文秘人员与组织环境相互影响的过程。