2020年P物业报刊信件收发管理程序.doc

　　2ISO92 　　物业报刊信件收发管理程序 　　报刊信件收发管理程序 　　目的 　　对邮件、报刊收发实施控制，确保客户及时收到邮件报 　　刊。 　　适用范围 　　适用于邮件和报刊的收发。 　　引用文件 　　1 质量手册第 7 、9 、 1 、 12 、13 章。 　　标准 7 、9 、 1 、 12 、 13 章。 　　职责 　　1 保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。 　　2 保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事 　　宜。 　　工作程序 　　1 　　客户办理信箱使用申请手续 　　1 　　客户需要使用本大厦内的信箱时，到物管部办理 　　申请，物管部通知财务室收取费用。 　　2 物管部凭财务收费票据，填写《国企大厦室内维 　　修委托单》，通知工程部装配信箱锁 ; 安装完成后，物管部通 　　知客户领取信箱锁匙。 　　3 在使用信箱期间，信箱和锁匙由客户自行保管， 　　锁匙损坏或遗失的，由保安部向工程部出单维修更换，客户 　　按规定的标准到财务室交纳维修费用。 　　2 客户办理报刊登记手续 　　1 每年十月份，物管部需在告示牌内通知客户到邮 　　电局办理下一年度的报刊预订手续。 　　2 客户需要提供收发报刊服务时，凭《报刊订阅收 　　据》的复印件到收发室办理登记手续，由收发员在《报刊订 　　阅登记表》中登记报刊名称、代号、起止日期、联系电话， 　　并且保留收据复印件，以方便今后查询。 　　3 收发过程 　　1 对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、 　　电报、包裹等特殊邮件，收发员需要在邮电部门的签收单上 　　签字或盖章，并登记在《邮件收发登记表》中，当日送于客 　　户。 　　2 平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。 　　3 对于挂号信、包裹、汇款单、电报等有价邮件， 　　如果超过二十天无人领取，大厦收发员通过投递员退回邮电 　　局，投递员在《邮件收发登记表》上签字。 　　4 接到客户投诉后，保安部经理立即调查清楚投诉的 　　原因并在当日给客户答复解决问题的办法。由于收发员的责 　　任以致客户这些邮件丢失或给人冒领，造成收件人损失的， 　　责令收发员及时向客户道歉或赔偿，并协助客户追查遗失邮 　　件。由于邮电局投递方面的责任，由保安部经理与邮电局联 　　系协商解决，记录在《客户投诉登记表》中。 　　质量记录及支持文件 　　1 《邮件收发登记表》 　　2 《报刊订阅登记表》 　　3 《客户投诉登记表》 　　4 《国企大厦室内维修委托单》 　　邮件收发登记表 　　序号日期楼层 　　房号姓 名邮件 　　名称编号签 收备 注